L’Archiviazione di documenti fiscali, insieme ad altri tipi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva quali, per citarne solo alcuni, l’archiviazione delle fatture  o l’archiviazione delle polizze, risponde anch’essa alla logica dell’efficienza oltre ad essere, ovviamente, prevista dalla Legge n 14 del 3 febbraio 2003, che ha recepito la direttiva 2001/115/CE ed è entrata in vigore con il Decreto del 23 gennaio 2004.

Decreto 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Il Decreto, dopo averci introdotti in una sorta di “glossario” laddove vengono spiegati diversi termini quali, per esempio, documento analogico, documento analogico originale, documento digitale, impronta, evidenza informatica (ecc.) così riferisce in merito ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nell’Articolo 3 :

  • hanno la forma di documenti statici non modificabili;
  • sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  • sono esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6;
  • sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo

Queste sono in linea di principio solo alcune delle indicazioni riportate all’interno del Decreto che trovate in calce (PDF) al presente articolo di approfondimento.

Come sopra riportato vi è anche un ulteriore dato da prendere in considerazione quando si parla di archiviazione di documenti fiscali per aziende e studi privati come, per esempio, nel caso di studi di commercialisti che devono necessariamente gestire una considerevole mole di documenti fiscali.
Gli effetti positivi di una gestione automatizzata della documentazione fiscale si ripercuotono direttamente sull’intero processo aziendale snellendo notevolmente le procedure di ricerca e archiviazione.

DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (PDF)

 

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