Dare in outsourcing la gestione di un archivio permette a questo di acquisire una vita che viene controllata e regolamentata in ogni momento dall’azienda che ne prende carico. I documenti che popolano un archivio, infatti, attraversano in genere tre fasi: una prima, che sancisce il loro ingresso nell’archivio stesso, chiamata Archivio Corrente; una seconda che ne preserva la valenza legale, chiamata Archivio di Deposito; e una terza dedicata alla memoria e alla ricerca denominata Archivio Storico. Attraverso queste tre fasi ogni documento necessita di attenzioni particolari che variano a seconda del valore che esso acquisisce in ognuna di esse. Per questo riteniamo che l’outsourcing per la gestione dell’archivio sia la scelta più giusta per chi si trovi a dover gestire grandi quantità di documenti.

Entrando nel particolare, vedremo ora la complessa gestione che richiedono le tre fasi su citate.

 

Archivio corrente

Quando un documento entra a far parte dell’archivio corrente ciò verso cui l’attenzione si dirige è la formazione stessa dell’archivio, da cui dipenderà tutta la vita che da essa scaturisce. In questo momento fondamentali sono i processi, gli strumenti e i metodi che garantiscano una corretta formazione: da questi dipende la possibilità di una ricerca efficace all’interno dell’archivio stesso e una disponibilità immediata dei documenti che contiene.

Archivio di deposito

Seconda fase della vita di un archivio, qui sono contenuti i documenti che non vengono più utilizzati dal cliente per sopperire alle proprie esigenze ma mantengono un valore legale e operativo. In questa fase un’azienda che si occupi di mantenere una corretta gestione dell’archivio in outsourcing deve provvedere ad una corretta conservazione dei supporti cartacei, al reperimento delle unità documentali in caso di necessità, alla produzione di report statistici e allo smaltimento del materiale cartaceo una volta che il periodo obbligatorio di conservazione giunge al suo termine.

Archivio storico

Qui sono conservati i documenti che non hanno più alcun valore legale e amministrativo. La loro conservazione è qui disposta dall’Ente in base all’esigenza di mantenere una memoria storica. In questa fase è molto importante curare la valorizzazione della documentazione storica.

La complessità e l’attenzione che richiede un processo archivistico trova così, nella necessità di gestire grandi quantità di documenti, la propria controparte migliore in un servizio di outsourcing, grazie al quale tutta la vita dell’archivio disporrà di continua attenzione.

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