Che cosa è l’archiviazione ottica dei documenti

Gestione documentale, firma digitale, conservazione sostitutiva, protocollo informatico, fatturazione elettronicaquesti e altri termini rientrano in quello più generico di “archiviazione ottica” dei documenti.

Che cosa è l’archiviazione ottica?
Potremo rispondere con 4 parole, l’archiviazione ottica dei documenti è “la scansione dei documenti“.
Tuttavia, per quanto esplicativa possa essere questa risposta, è bene sottolinea che “dietro” il concetto di archiviazione ottica c’è “un mondo”…
Una sorta di “eco-sistema” che risponde a molteplici logiche: alta tecnologia, efficienza, ecologia, praticità.

Alcuni potranno pensare che l’archiviazione ottica dei documenti consista in una mera scannerizzazione di questi, ma è bene precisare che “scannerizzare documenti” non significa fare archiviazione ottica così come la si intende da un punto di vista professionale, altrimenti tutti, anche la copisteria sotto casa, saprebbe fare questo tipo di attività.

Questo tipo di attività, invece, deve essere svolta da professionisti in grado di disegnare un progetto ad hoc sulle reali esigenze del Cliente.
Un archivio digitale realizzato senza alcuna accuratezza non è migliore di un archivio cartaceo dove i documenti sono stati catalogati in modo corretto e preciso.

La discriminante, la caratteristica che ci fa giudicare positivamente l’organizzazione di un archivio digitale, può essere misurata in base ad alcuni fattori come, per esempio, la velocità con la quale un operatore riesce a trovare un documento o a comprendere il funzionamento del software di archiviazione ottica.

I documenti nell’archiviazione ottica

Se si parla di “documenti”, è innegabile, che il nostro primo pensiero corra ai “classici” fogli di carta che poi immaginiamo essere sottoposti ad una lettura ottica e successivamente catalogati.
Ma in realtà sono le “informazioni” a costituire la documentazione che verrà poi sottoposta all’archiviazione ottica e con il termine “informazioni” si intende tutto il “patrimonio” informativo (quindi anche immagini) che fanno parte di un’azienda o di un Ente pubblico.

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