Archiviazione ottica: una semplice scansione?

Cosa contraddistingue un’archiviazione ottica professionale da un’archiviazione ottica fai-da-te? La risposta è immediata.

La semplice scansione non basta affinché si possa procedere in modo sicuro e conforme ai requisiti legali, all’archiviazione sostitutiva del documento.

Il grande vantaggio di accedere a sistemi di archiviazione ottica professionali è quello di poter contare sull’affidabilità di procedure di archiviazione e protocollazione valide, sia sotto il profilo legale che in termini di integrità e accessibilità, non solo nel breve periodo.

Come la semplice scansione effettuata tramite un dispositivo scanner, l’archiviazione ottica si basa sul principio della “fotocopia” digitale di un documento cartaceo. A differenza della prima, però, il nuovo documento creato verrà sottoposto a varie procedure di adeguamento alla normativa, che ne fanno una vera e propria copia conforme all’originale. Inoltre, procedendo verso la conservazione sostitutiva, la firma digitale e la marca temporale potranno garantire la certezza della data di acquisizione e dell’integrità del contenuto.

Avviando un processo di archiviazione ottica, si potrà facilmente accedere a vari benefici che riguardano la sicurezza, la riduzione degli spazi dedicati agli archivi, l’abbattimento di costi e tempi di gestione e si potrà ottenere un valore aggiunto di primaria importanza: un’immagine aziendale moderna e al passo con i tempi.

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