L’archiviazione ottica come soluzione di conservazione sostitutiva

Ottenere in breve tempo un archivio di documenti aziendali poco ingombrante e a norma di legge (come previsto dalla conservazione sostitutiva) non è un utopia, anzi è realizzabile attraverso l’archiviazione ottica del patrimonio documentale dell’impresa.

Con l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva, gli archivi aziendali, anche di notevoli dimensioni, possono ridursi allo spazio occupato da pochi CD o DVD di dati archiviati digitalmente. Infatti, proprio grazie alle logiche normative che sottendono alla conservazione sostitutiva, i documenti sottoposti ad archiviazione ottica e salvati secondo le indicazioni di legge, sostituiscono in tutto l’originale cartaceo, che potrà essere eliminato definitivamente.

Oltre i vantaggi di ordine logistico, che comportano l’acquisto di nuova funzionalità dei locali adibiti all’archiviazione cartacea, e di potenziale riallocazione di risorse dedicate alla gestione documentale fisica (archivisti, amministrativi), nell’archiviazione ottica e nella conseguente conservazione sostitutiva si possono riscontrare anche vantaggi di ordine più strettamente economico. Si pensi, ad esempio, al risparmio sulle imposte di bollo per quei documenti aziendali per i quali sono previste come libri contabili, verbali etc.