Archiviazione Sostitutiva: un accenno alla normativa

L’archiviazione sostitutiva è un sistema di procedure informatiche in grado di garantire validità legale a un documento informatico.

In base a questa definizione l’archiviazione sostitutiva è sottoposta ad una normativa che ne regola e ne permette la validità. Essa è stata emessa quale deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 Febbraio 2004 e definisce le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti su supporti ottici idonei a garantirne la conformità agli originali. In base a questa deliberazione sono state quindi definite nei vari articoli le diverse esigenze e condizioni che permettono un giusto processo di archiviazione sostitutiva:

Il primo articolo prevede quindi la definizione univoca e non interpretabile dei termini che intervengono nel processo. Viene quindi definito cosa sia:

• Un documento
• Un documento analogico
• Un documento analogico originale
• Un documento informatico
• Un supporto ottico di memorizzazione
• La memorizzazione
• L’archiviazione elettronica
• Un documento archiviato
• La conservazione sostitutiva
• Un documento conservato
• Un’esibizione
• Un riversamento diretto
• Un riversamento sostitutivo
• Un riferimento temporale
• Un pubblico ufficiale
• Un’evidenza informatica
• Un’impronta
• Una funzione di hash
• Una firma digitale

Questi sono tutti i termini che intervengono, legalmente definiti, nel processo di archiviazione sostitutiva. Su questi termini sono redatti poi i successivi otto articoli della deliberazione che si impegnano quindi a regolamentare le metodologie che devono assistere a:

• Gli obblighi di conservazione sostitutiva
• La conservazione sostitutiva di documenti informatici
• La conservazione sostitutiva di documenti analogici
• Gli oneri del Responsabile della Conservazione
• L’obbligo di esibizione
• Le procedure operative
• I supporti di conservazione
• I sistemi di conservazione preesistenti

Seguendo le norme qui elencate in breve ogni azienda o fornitore di servizi di archiviazione sostitutiva in outsourcing è legittimato a compiere tale operazione verso i propri documenti o i documenti di parti terze.