L’archiviazione sostitutiva è un sistema di procedure informatiche in grado di garantire validità legale a un documento informatico.

In base a questa definizione l’archiviazione sostitutiva è sottoposta ad una normativa che ne regola e ne permette la validità. Essa è stata emessa quale deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 Febbraio 2004 e definisce le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti su supporti ottici idonei a garantirne la conformità agli originali. In base a questa deliberazione sono state quindi definite nei vari articoli le diverse esigenze e condizioni che permettono un giusto processo di archiviazione sostitutiva:

Il primo articolo prevede quindi la definizione univoca e non interpretabile dei termini che intervengono nel processo. Viene quindi definito cosa sia:

  • Un documento
  • Un documento analogico
  • Un documento analogico originale
  • Un documento informatico
  • Un supporto ottico di memorizzazione
  • La memorizzazione
  • L’archiviazione elettronica
  • Un documento archiviato
  • La conservazione sostitutiva
  • Un documento conservato
  • Un’esibizione
  • Un riversamento diretto
  • Un riversamento sostitutivo
  • Un riferimento temporale
  • Un pubblico ufficiale
  • Un’evidenza informatica
  • Un’impronta
  • Una funzione di hash
  • Una firma digitale

Questi sono tutti i termini che intervengono, legalmente definiti, nel processo di archiviazione sostitutiva. Su questi termini sono redatti poi i successivi otto articoli della deliberazione che si impegnano quindi a regolamentare le metodologie che devono assistere a:

  • Gli obblighi di conservazione sostitutiva
  • La conservazione sostitutiva di documenti informatici
  • La conservazione sostitutiva di documenti analogici
  • Gli oneri del Responsabile della Conservazione
  • L’obbligo di esibizione
  • Le procedure operative
  • I supporti di conservazione
  • I sistemi di conservazione preesistenti

Seguendo le norme qui elencate in breve ogni azienda o fornitore di servizi di archiviazione sostitutiva in outsourcing è legittimato a compiere tale operazione verso i propri documenti o i documenti di parti terze.

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