L’archiviazione sostitutiva è un sistema di procedure informatiche in grado di garantire validità legale a un documento informatico.
In base a questa definizione l’archiviazione sostitutiva è sottoposta ad una normativa che ne regola e ne permette la validità. Essa è stata emessa quale deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 Febbraio 2004 e definisce le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti su supporti ottici idonei a garantirne la conformità agli originali. In base a questa deliberazione sono state quindi definite nei vari articoli le diverse esigenze e condizioni che permettono un giusto processo di archiviazione sostitutiva:
Il primo articolo prevede quindi la definizione univoca e non interpretabile dei termini che intervengono nel processo. Viene quindi definito cosa sia:
- Un documento
- Un documento analogico
- Un documento analogico originale
- Un documento informatico
- Un supporto ottico di memorizzazione
- La memorizzazione
- L’archiviazione elettronica
- Un documento archiviato
- La conservazione sostitutiva
- Un documento conservato
- Un’esibizione
- Un riversamento diretto
- Un riversamento sostitutivo
- Un riferimento temporale
- Un pubblico ufficiale
- Un’evidenza informatica
- Un’impronta
- Una funzione di hash
- Una firma digitale
Questi sono tutti i termini che intervengono, legalmente definiti, nel processo di archiviazione sostitutiva. Su questi termini sono redatti poi i successivi otto articoli della deliberazione che si impegnano quindi a regolamentare le metodologie che devono assistere a:
- Gli obblighi di conservazione sostitutiva
- La conservazione sostitutiva di documenti informatici
- La conservazione sostitutiva di documenti analogici
- Gli oneri del Responsabile della Conservazione
- L’obbligo di esibizione
- Le procedure operative
- I supporti di conservazione
- I sistemi di conservazione preesistenti
Seguendo le norme qui elencate in breve ogni azienda o fornitore di servizi di archiviazione sostitutiva in outsourcing è legittimato a compiere tale operazione verso i propri documenti o i documenti di parti terze.
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