Conservazione sostitutiva: focus e approfondimento

La conservazione sostitutiva dei documenti, introdotta ufficialmente e legalmente nel 2004, è l’attività che consente di rendere validi e originali i documenti trasformati da cartacei in elettronici. Si definisce “sostitutiva” in quanto sostituisce la “normale” archiviazione cartacea senza alterare, per questo, la validità dei documenti trasformati in documenti digitali.

La delibera CNIPA 11/04 distingue fra Archiviazione e Conservazione.
L’Archiviazione Digitale, per cui non sono previste particolari modalità operative, ha lo scopo di permettere un facile e razionale accesso al documento.
Per Conservazione Sostitutiva, si intende pertanto quel processo che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

Sostanzialmente quindi, un documento cartaceo ufficiale e originale non perde la sua validità, grazie alla conservazione sostitutiva e alla firma digitale.

Nel parlare di Conservazione Sostitutiva si troverà spesso accostato il concetto di dematerializzazione.

Conservazione sostitutiva versus Archiviazione fisica

E’ di fatto scorretto parlare di quale tra le due sia la soluzione migliore: queste sono due tipi di attività diverse.
La conservazione sostitutiva ha come effetto immediato il risparmio di spazio e di materiale per produrre i documenti in modalità cartacea e la possibilità di ricercare i documenti in modo estremamente semplice e veloce.

E’ evidente che per Enti, Associazioni o Aziende che producono una considerevole mole di documenti la soluzione che appare come la più idonea è la conservazione sostitutiva.
Nel caso specifico si prendano come esempio gli Uffici comunali di una città capoluogo di provincia in grado di produrre all’anno milioni di fascicoli di carta, documenti che, per loro natura, necessitano di essere spesso consultabili e rintracciabili.

 

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