Conservazione documenti: la differenza tra archivio corrente e archivio di deposito
Organizzare un archivio documentale è una attività che può diventare complessa e articolata. Un concetto sicuro da tener presente è la distinzione tra archivio corrente e archivio di deposito: quali sono le differenze e, soprattutto, le funzioni specifiche di ognuno di essi?
Archivio corrente
Fatture, ordini, richieste, cedole, contratti: sono tanti i documenti che vengono, ogni giorno, utilizzati per il normale svolgimento delle attività di un’azienda o di un professionista.
Tali documenti sono definiti correnti perché servono per portate a termine le attività ancora in corso.
Gli archivi correnti comprendono tutti i documenti per l’appunto, correnti. Per gestire al meglio questa tipologia documentale, occorre strutturare l’archivio in un certo modo, così da:
- Consentire una ricerca rapida ed efficace del documento specifico di cui si ha bisogno in un determinato momento;
- Dare già un ordine a quello che, in seguito, diventerà un archivio di deposito.
Archivio di deposito
Nell’archivio di deposito vanno conservati i documenti che non sono più utilizzati per le esigenze correnti dell’azienda o del professionista. Tali documenti devono essere ordinati in un apposito archivio per due motivi:
- Tenerli divisi dai documenti correnti;
- Poterli recuperare facilmente, dal momento che hanno ancora rilevanza ai fini giuridici e operativi (infatti, alcuni documenti, anche se non più correnti, devono essere obbligatoriamente conservati per un certo tempo).
Affinché un archivio di deposito sia strutturato in maniera ordinata ed efficiente:
- I supporti cartacei devono essere conservati in maniera ordinata;
- Gli eventi che caratterizzato questa tipologia di archivio (in primis, conservazione e reperimento dei documenti) devono essere gestiti in maniera razionale;
- Lo smaltimento del materiale cartaceo deve compiersi alla fine del periodo obbligatorio di conservazione.
Spiegato in questo modo, sembra semplice. In realtà, la gestione e, soprattutto, la connessione tra archivio corrente e archivio di deposito sono operazioni molto complesse che richiedono esperienza e competenza. E per una corretta gestione archivistica, potete chiedere una consulenza ai nostri esperti.
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