Archivio digitale e conservazione sostitutiva. Sono la stessa cosa?

Un archivio digitale di documenti nativi cartacei è un archivio di conservazione sostitutiva? La risposta a questa domanda è: non necessariamente. Di per sé, infatti, il termine archivio digitale indica solamente la tipologia di supporto e di tecnologia attraverso la quale si conservano, in modo sistematico e ordinato, una serie di documenti.

Se è vero che un archivio digitale non è necessariamente un archivio di conservazione sostitutiva, possiamo, però, dire che un archivio digitale può essere soggetto a conservazione sostitutiva, qualora sussistano i requisiti di conservazione indicati dalla legge. La conservazione sostitutiva è un insieme di procedure e tecnologie individuate dalla norma attraverso le quali si fornisce di valore legale un archivio di documenti digitali o digitalizzati.

La firma digitale e la marca temporale permettono di “arricchire” il documento digitale di alcune caratteristiche indispensabili per il mantenimento del valore probatorio oltre il supporto cartaceo: certezza della paternità del documento (e la non ripudi abilità dello stesso), della data di produzione (o archiviazione) e dell’integrità delle informazioni contenute. La compresenza di questi elementi e delle prassi di conservazione sostitutiva individuate dalla legge, permettono la completa equiparazione tra i documenti conservati in archivi cartacei, digitali e digitalizzati.