L’archivio è parte integrante del sistema organico rappresentato dall’azienda (o da un’organizzazione generica). Si può dire che rappresenta il sistema linfatico attraverso il quale circolano le informazioni fondamentali per l’attività dell'”organismo”. Come tale ha un ciclo di vita che gli esperti di archivistica conoscono bene e che può variare (seppur in minima parte, nei tempi o anche solo nei termini utilizzati per identificare la fase) da organizzazione a organizzazione a seconda del ruolo e della rilevanza che l’archivio ha rispetto al tipo di attività svolta dall’azienda.

Per individuare queste fasi di vita dell’archivio seguiamo idealmente il percorso intrapreso da un documento dal momento in cui l’organizzazione ne entra in possesso.

La prima fase è quella dell’archivio corrente. Insieme al nostro documento, nell’archivio corrente verranno conservati tutti i documenti delle procedure aperte e in corso.

A procedura chiusa il documento, fascicolato con gli altri documenti relativi alla stessa attività, verrà versato all’archivio di deposito

Dopo un tempo adeguato e dopo aver passato il vaglio della procedura di scarto e selezione, attraverso la quale, secondo le logiche dell’archivio specifico, verranno conservati solo i documenti che potranno tornare utili in un periodo medio-lungo, il nostro documento si ritroverà per il lungo periodo nell’archivio storico (soprattutto nel caso di archivi pubblici o di qualche interesse storico e culturale).

Archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico: sono queste le tre fasi di vita di un archivio, in grado di raccontare la storia quotidiana di un’organizzazione.

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