Archivio ibrido: le 3 aree di criticità e le soluzioni per gestirle al meglio
L’archivio ibrido è una realtà diffusa, in un periodo di convivenza tra produzione documentale cartacea, digitalizzazione e produzione digitale. Nell’ambito di uno stesso affare o uno stesso procedimento si verifica la compresenza di documenti nativi cartacei e documenti nativi digitali. Una condizione che può creare non poche problematiche che partono dall’archiviazione, per arrivare all’operatività del flusso documentale.
Per trovare le soluzioni migliori per la gestione di un archivio ibrido, dobbiamo prima analizzare le sue aree di criticità.
Gli aspetti critici della gestione di un archivio ibrido
- Aspetto archivistico – Il primo e più diretto impatto di un flusso documentale che preveda la coesistenza di documenti cartacei e digitali è quello sui processi di archiviazione. Processi che devono essere rivisti nel dettaglio, utilizzando strumenti specifici.
- Aspetto organizzativo – I flussi documentali diventano disordinati quando si moltiplicano i canali di acquisizione e di produzione documentale. Lo stesso vale per i soggetti che intervengono attivamente nel flusso dei documenti e durante le varie fasi di vita di un documento. Una criticità causata da un “vuoto normativo” per la definizione di metodologie e ruoli nella gestione documentale.
- Aspetto informatico – L’inadeguatezza degli strumenti informatici disponibili per l’organizzazione che si trova ad affrontare la gestione di un archivio ibrido è una delle cause dell’inefficienza dei processi di archiviazione.
Le risposte alle criticità presentate dagli archivi ibridi
Affrontare un archivio ibrido con l’approccio giusto, significa mettere in campo una serie di strumenti che rispondano puntualmente alle criticità che esso presenta.
Aspetto archivistico – Un sistema di classificazione univoco e condiviso è il punto di partenza per definire i corretti vincoli archivistici tra documenti (nativi digitali e nativi cartacei) e relativi fascicoli. Per ottenere questo obiettivo è fondamentale progettare i seguenti strumenti archivistici:
- Piano di classificazione (come classificare e archiviare sia fisicamente che in termini informativi i documenti);
- Piano di conservazione (prassi e strumenti per la conservazione o lo scarto dei documenti);
- Regole di fascicolazione (modalità di archiviazione e organizzazione delle raccolte di documenti).
Aspetto organizzativo – Devono essere definite regole e procedure, soggetti e responsabilità che concorrono al processo di archiviazione. Due documenti possono mettere nero su bianco quanto è necessario sapere per la gestione dei flussi documentali:
- Manuale di gestione del protocollo e dei flussi documentali;
- Manuale operativo della conservazione digitale.
Aspetto informatico – I processi di conservazione e gestione dei documenti e dei dati di un archivio ibrido devono necessariamente passare attraverso un’architettura informatica che elimini le incongruenze documentali derivanti dai diversi supporti e consenta di normalizzare i processi. Gli strumenti a supporto di questo aspetto sono:
- Strumenti di cattura e post processing (estrazione dati);
- Protocollo, classificazione automatica, gestione documenti e flussi;
Sistemi di archiviazione e conservazione digitale a norma.
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