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La chiave di volta dell’archivio informatico: il fascicolo elettronico

Chi si avvicina per la prima volta ad un progetto di archivio informatico potrebbe rimanere disorientato tra le procedure da attuare per la conservazione documentale digitale. Ad un’analisi più approfondita non passerà inosservato che la logica che regge tutte le operazioni di preparazione dei documenti per l’archiviazione è la stessa impiegata per la classica archiviazione fisica.

Come in quest’ultimo caso, infatti, risulterà fondamentale definire i criteri di descrizione delle informazioni come primo e più importante passo da compiere verso la creazione di un buon archivio.

L’unità logica di aggregazione dei documenti in base a tali criteri è il fascicolo elettronico. Le sue funzionalità archivistiche non si discostano affatto da quelle dei classici fascicoli  fisici, unità archivistiche di un archivio cartaceo. Oltre a ciò, però, un fascicolo elettronico apporterà indubbi vantaggi tipici della gestione documentale digitale.

Un archivio informatico professionale rende immediato l’accesso ai documenti e mette in correlazione informazioni affidate a documenti distinti, ma afferenti la stessa pratica o pratiche simili. La rapidità e l’immediatezza di accesso ai dati sono intimamente legate a una corretta classificazione dei documenti e a una struttura di fascicoli elettronici ben progettata.

Tale struttura raggiungerà il massimo grado di efficienza e affidabilità nel caso in cui venga customizzata sulla base dei flussi documentali specifici che caratterizzano la realtà che ha adottato il sistema di archivio informatico.

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