L’archivio è spesso percepito come qualcosa di intimo, parte integrante di un sistema informativo-documentale di un’impresa e di un’organizzazione. Niente di più vero. Nonostante questo la funzione archivistica può opportunamente essere oggetto di un affidamento in outsourcing. Infatti, l’esternalizzazione di questa funzione apporta notevoli vantaggi in vari ambiti.

Innanzitutto, l’archivio in outsourcing fa risparmiare all’impresa gli investimenti in dotazioni strutturali e di sicurezza relativi agli ambienti destinati a ospitare la raccolta fisica dei documenti. Il risparmio è altresì relativo alla formazione di personale specializzato. A ciò si lega un abbattimento del numero di risorse impiegate nella gestione dell’archivio; risorse che possono essere convertite e impiegate in funzioni più in linea con il core business dell’impresa.

Un ulteriore vantaggio derivante dall’affidamento a servizi professionali di outsourcing archivistico riguarda la valorizzazione del patrimonio documentale e informativo dell’impresa. Grazie al miglioramento delle funzionalità d’archivio apportato dall’impiego di infrastrutture e tecnologie specialistiche (si pensi ai software di supporto all’archiviazione e alla gestione documentale), l’accesso e la fruizione del materiale documentale diventerà un processo organico e integrato con le altre funzioni amministrative e operative.

In ultimo, l’outsourcer può prendere in carico le responsabilità derivanti dalla gestione delle informazioni sensibili contenute nei documenti archiviati, sollevando l’impresa dagli oneri relativi alla privacy e alla sicurezza dei dati.

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