Nella normativa e nella tradizione archivistica, sono nomi immancabili. Anche se, a volte, non si ha ben chiaro quali siano le rispettive funzioni. Stiamo parlando di archivio corrente, archivio storico e archivio di deposito. Anche se ci sono delle precise differenze tra i tre, sono fondamentali nella corretta gestione del ciclo di vita della documentazione.

Archivio corrente

Dei termini presi in esame, bisogna partire da questo. Per archivio corrente s’intende l’insieme di tutti i documenti che vengono impiegati, anzi, che sono necessari per sbrigare le attività correnti (da cui il nome) di un ente. Tutti i documenti dell’archivio corrente vengono assegnati a una categoria, che ne permette la classificazione e, in caso di necessità, il recupero in tempi brevi.

L’assegnazione di un dato documento a una data categoria viene stabilita tramite il titolario di classificazione. Grazie al titolario, tutti i documenti presenti nell’archivio corrente sono raggruppati secondo un ordine logico.

Archivio storico

I documenti hanno un loro ciclo di vita e, soprattutto, hanno una loro funzione. Una volta che hanno esaurito la loro funzione, ce ne sono alcuni che, per legge, devono essere sempre resi disponibili e reperibili per eventuali consultazioni: è il caso, ad esempio, dei documenti delle pubbliche amministrazioni, che, per legge, devono essere conservati per sempre.

Tali documenti vengono archiviati in quello che si chiama archivio storico. In quest’archivio, ci sono i documenti che possono essere, in qualunque momento, consultati dal pubblico per:

• Finalità di studio;
• Necessità di privati;
• Necessità amministrative o legali.

Archivio di deposito

Non si può parlare di archivio storico e archivio corrente senza menzionarne un terzo che potrebbe essere, in un certo senso, considerato “intermedio” tra i due: l’archivio di deposito.

Quest’archivio contiene i documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma che ancora non sono destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico.