Un documento ha un suo ciclo di vita. Un ciclo che comincia quando il documento viene realizzato, continua per tutto il periodo durante il quale quel documento ha una validità, e termina quando il documento esaurisce tale validità. Una delle tappe di tale ciclo è rappresentata, appunto, dall’archivio storico: spieghiamo cos’è e qual è la sua importanza.

Cos’è un archivio

È possibile dare tre principali definizioni di archivio. Ci atterremo, in questo caso specifico, a definire un archivio come il complesso di documenti che viene prodotto e/o acquisito da un ente durante lo svolgimento delle proprie attività. Questi documenti mantengono tra loro il cosiddetto vincolo archivistico: il nesso logico e necessario che lega tra loro i vari documenti; ogni documento è naturalmente legato agli altri nell’ambito di uno specifico contesto.

Tipi di archivio

Si è detto del ciclo di vita del documento. Un ciclo di vita che può essere diviso in tre grandi fasi:

• Archivio corrente. Si tratta dell’insieme di documenti conservati per finalità pratico-amministrative. In quest’archivio, in pratica, confluiscono i documenti utilizzati per sbrigare gli affari correnti.
• Archivio di deposito. I documenti relativi ad affari esauriti, quindi non più necessari per il disbrigo degli affari correnti, ma non ancora destinati alla conservazione permanente e alla consultazione, vengono collocati in un archivio di deposito.
• Archivio storico.

L’archivio storico

L’archivio storico è, per così dire, l’ultima tappa del ciclo di vita del documento. Ci sono, infatti, alcuni documenti che devono essere obbligatoriamente conservati anche dopo che hanno esaurito la loro funzione. È il caso, ad esempio, di tutti gli atti pubblici. Tali documenti devono essere resi consultabili per ragioni storico-culturali (ma possono comunque avere ancora validità pratica), e vanno così a formare quello che viene chiamato, appunto, archivio storico.

Anche se i documenti contenuti nell’archivio storico hanno uno scarso rilievo per le esigenze pratiche, devono comunque essere resi consultabili per finalità di studio o non di studio (privati, amministrativi o legali). Inoltre, finché quest’archivio serve all’ente, la sua gestione deve sempre e comunque garantire autenticità, integrità e reperibilità di tutti i documenti in esso contenuti.

Quindi, detto in altre parole, un archivio storico deve essere gestito secondo le norme e le modalità della conservazione digitale.