Un mestiere d’altri tempi che si è scoperto incredibilmente moderno. Perché moderno è il concetto di condivisione delle informazioni e della conoscenza. A patto, però, che le informazioni e le conoscenze siano tutelate ricorrendo a strumenti e metodologie adeguati.

Alla domanda cosa fa l’archivista, si può rispondere dicendo che si tratta di un artigiano. Un artigiano capace di riconoscere i legami tra le cose e che riesce a ritagliarsi il proprio spazio anche nell’epoca digitale.

Temi

• Cos’è un archivio
• Il lavoro di archivista
• Come diventare archivista
• L’archivista nell’era digitale
• La conservazione digitale

Cos’è un archivio

È da qui che bisogna partire. La definizione di archivio può essere presa dal sito della Direzione generale archivi. Dove si legge che un archivio è il:

Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l’archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.

Bisogna anche specificare che, spesso, la parola “archivio” viene utilizzata per indicare il locale dove i documenti vengono conservati, o l’istituto che si occupa della gestione di uno o più archivi. Prenderemo in considerazione la prima definizione, quella di complesso di documenti.

Un archivio è un complesso ordinato di documenti

Il vincolo archivistico

Nella definizione di archivio, c’è un termine che sicuramente sarà stato notato: vincolo archivistico. Si potrebbe affermare che il vincolo archivistico è l’archivio, la ratio che soggiace alla sua creazione. Si tratta del nesso logico che collega i documenti, del criterio alla base del sistema utilizzato per ordinare i documenti.

Il lavoro di archivista

In cosa consiste, quindi, il lavoro di archivista? L’archivista è colui che crea, organizza e gestisce un archivio. Ma è anche una definizione molto generale che lascia, ovviamente, adito a domande. Volendo scendere più dettaglio, l’archivista è colui che gestisce due tipi specifici di archivio: l’archivio corrente e l’archivio storico.

L’archivista gestisce archivio corrente e archivio storico

Archivio corrente

Nell’archivio corrente vengono gestiti tutti i documenti necessari per lo svolgimento delle attività in corso di un ente, un’azienda o uno studio di professionisti. Tali documenti vengono assegnati a una specifica categoria che ne garantisce la corretta classificazione e la veloce reperibilità. L’assegnazione di un documento a una categoria è fatta in base al titolario di classificazione.

Archivio storico

I documenti hanno un loro ciclo di vita. Una volta che l’hanno esaurito, alcuni di essi, per legge, devono essere conservati per successive consultazioni o per motivi di ricerca/studio. È il caso, ad esempio, degli atti della pubblica amministrazione, che devono essere conservati per sempre. Tali documenti destinati alla consultazione permanente vengono gestiti in quello che viene chiamato archivio storico.

Accesso e conservazione dei documenti

L’archivista non si “limita” a gestire il modo in cui i documenti vengono catalogati all’interno di un archivio. Deve anche fare in modo che i documenti siano conservati in modo da:

• Restare inalterati;
• Essere sempre reperibili e consultabili in caso di necessità.

A tal fine, è sempre l’archivista che progetta l’architettura dell’archivio e contribuisce a definire il vincolo archivistico.

Come diventare archivista

• Laurea. Il percorso per diventare archivista comincia con la laurea. Una laurea in lettere, in storia o in beni culturali è sicuramente un’ottima scelta. Ma un archivista può giovare anche di una laurea in legge, specialmente se tra i suoi obiettivi c’è lavorare in una pubblica amministrazione.
• Scuola di archivistica. Subito dopo a laurea, è il momento di iscriversi a una scuola di archivistica, la quale dura due anni. Alla fine dei due anni è prevista una prova che, una volta superata, permetterà di conseguire il diploma di archivista.

Le competenze dell’archivista

Le competenze dell’archivista sono, ormai, molto trasversali. Sicuramente la conoscenza dei principi e della legislazione in materia archivistica sono fondamentali. Ma lo sono altrettanto, e lo saranno sempre di più, anche le competenze di gestione informatica.

L’archivista nell’era digitale

Si è soliti pensare all’archivistica come a un lavoro agée. Niente di più sbagliato. Citando le parole del nostro Massimo Laurenzi (responsabile tecnico, archivista e record manager di Bucap) in occasione di un’intervista a Nova:

Quello che ci troviamo a fare, come professionisti ancor prima che come fruitori, è pensare agli strumenti di comunicazione come nuovi arnesi con cui prendere confidenza. La tutela, un concetto su cui si poggia la nostra professione, ha oggi la forma della condivisione, al netto delle ‘precauzioni’ deontologiche e delle resistenze di settore.

Ecco qual è il ruolo dell’archivista nell’epoca digitale: tutelare la validità di un documento per poi metterlo a disposizione di tutti utilizzando gli strumenti di comunicazione digitali. Un ruolo sempre in costante evoluzione e al passo con i tempi.

Come dice ancora Massimo:

Se si smette di pensare col ‘cervello assicurato’ si inizia a sospettare che digitalizzare un codice del ‘500 non significa solamente produrre cultura, ma anche e forse soprattutto ridefinire il concetto stesso di bene culturale. Mettere a disposizione di tutti un oggetto culturale significa trasformarlo in ‘risorsa digitale’ e in oggetto di consumo. Bisogna essere consapevoli di questo.

La conservazione digitale

Come svolge l’archivista il proprio lavoro? Come garantisce accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti archiviati? Gli “strumenti” di cui ha bisogno sono quelli della conservazione digitale a norma: l’adozione di regole, procedure e tecnologie permette a un documento di “vivere per sempre” e di essere sempre a disposizione di tutti.