Pubbliche amministrazioni: l’attestazione di conformità della copia analogica
Il procedimento che prevede la generazione di una copia in formato analogico di un documento originale nato in formato digitale è una pratica sempre più diffusa. Sopratutto nella Pubblica Amministrazione, dove la conformità della copia analogica di un documento informatico deve essere attestata seguendo delle regole ben precise.
Al riguardo, ci sono tre cose importanti da sapere.
- Valore ed efficacia probatoria. Anche se la versione informatica è stata sottoscritta con firma elettronica (che sia avanzata, qualificata o digitale), la copia digitale ha esattamente lo stesso valore e la stessa efficacia probatoria dell’originale digitale. Questo, però, a imprescindibile condizione che il documento analogico sia conforme all’originale in tutte le sue parti, e a patto che tale conformità sia attestata da un pubblico ufficiale autorizzato a svolgere questa particolare funzione. Bisogna, comunque, conservare l’originale informatico.
- Conformità non espressamente disconosciuta. Al punto precedente, bisogna aggiungere una piccola specifica. Infatti, le copie analogiche di un documento digitale, se sono conformi alle regole tecniche in vigore, hanno esattamente la stessa efficacia probatoria dell’originale, sempre che la conformità non sia espressamente disconosciuta. Anche in questo caso, bisogna conservare l’originale informatico.
- Contrassegno. In aggiunta a quanto precedentemente detto, sulla copia analogica di un documento informatico può essere apposto un contrassegno (secondo le indicazioni contenute nell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale). Grazie a tale contrassegno, è possibile risalire al documento informatico originale e verificare la corrispondenza con la relativa copia analogica. Particolare da non trascurare, il contrassegno informatico sostituisce, a tutti gli effetti, l’obbligo per il pubblico ufficiale di sottoscrizione autografa del documento in questione.
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