Tra le prime esigenze che spingono le aziende a ricorrere a una gestione documentale digitale vi è la necessità di dematerializzare i documenti cartacei già in archivio. Questa sembra essere, infatti, la soluzione a problematiche di più immediata percezione: risparmio di spazio, sicurezza dei documenti e facilità di accesso alle informazioni. Ma è anche il segnale di un processo di transizione che fa auspicare che, nel breve periodo, possano venir ridotti drasticamente i volumi di documenti cartacei oggi in uso.

Il secondo stimolo che guida gli imprenditori verso l’integrazione di sistemi tecnologici per la gestione dei documenti è il workflow documentale interno. Vale a dire, una più fluida ed efficiente struttura di condivisione delle informazioni tra i vari reparti aziendali.

Tra le ultime esigenze espresse dalle aziende, vi è quella dell’automazione e della gestione digitale della documentazione relativa al personale. Nella generalità, infatti, tali settori sono percepiti come funzioni a bassa criticità rispetto ai flussi documentali che caratterizzano l’attività principale dell’azienda.

A trainare il mercato sono ancora, senza dubbio, le aziende il cui core business interessa un elevato livello di flussi di pratiche e documenti, caratterizzato da workflow di particolare complessità. Basti pensare, a titolo d’esempio, alle realtà che operano nell’ambito finanziario.

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