I documenti sanitari: per quanto tempo e come devono essere conservati
La conservazione dei documenti è un’attività che riguarda tutti i settori, sia il pubblico sia il privato. E riguarda, di conseguenza, anche le aziende sanitarie. Le quali devono rispondere a quanto stabilito da una normativa spesso stringente.
La conservazione dei documenti sanitari è un obbligo delle aziende sanitarie pubbliche. Ma come e per quanto tempo devono essere preservati i documenti in questione? Qual è la normativa di riferimento? E come devono essere conservati tali documenti?
Temi:
- La normativa
- Il prontuario
- I tempi di conservazione dei documenti sanitari
- I tempi di conservazione dei dati sanitari
- Conservazione
La normativa
I riferimenti normativi principali per quanto riguarda la conservazione dei documenti sanitari sono, essenzialmente, questi tre:
- La circolare del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 n. 900;
- L’articolo 5 del decreto ministeriale del 18 febbraio 1982;
- L’articolo 4 del decreto ministeriale del 14 febbraio 1997.
Il prontuario
La Direzione generale per gli archivi ha messo a disposizione un prontuario di selezione per gli archivi delle aziende sanitarie locali e delle aziende ospedaliere. Le linee guida individuano le numerose tipologie documentali presenti nelle aziende sanitarie pubbliche e le loro relative tempistiche di conservazione, evidenziando i documenti da conservare e in quali tempi, secondo quanto richiesto dalla normativa nazionale e i pareri tecnici.
Grazie al prontuario, le aziende sanitarie pubbliche possono procedere alle operazioni di scarto d’archivio, per la conservazione della sola documentazione necessaria, operazione fondamentale per la corretta gestione di un archivio.
I tempi di conservazione dei documenti sanitari
Gli elenchi del prontuario fanno riferimento a documenti conservati su qualsiasi tipo di supporto, siano essi analogici (carta, lastra, microfilm) o digitali (nativi o digitalizzati).
Documenti sanitari da conservare illimitatamente
I principali:
Accertamenti sanitari su lavoratori, amianto, analisi di campioni in laboratorio, verbali dei collaudi di apparecchiature e attrezzature, assicurazioni, attività del personale, bilanci, cartelle cliniche di ospedali pubblici e privati, registri, consenso al trattamento dei dati personali, esami di laboratorio, gare, referti (autoptici, citologici, istologici, di laboratorio, di medicina nucleare, di pronto soccorso), radiografie.
Documenti sanitari da conservare fino a cessazione attività
Alimenti, scheda di stalla, denunce riguardanti gli alveari, ambulatori, case di cura, laboratori analisi, certificati di garanzia di apparecchiature e attrezzature, depositi di presìdi sanitari, attestati di duralità.
Documenti sanitari da conservare per 40 anni
Recupero retribuzione dei dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi.
Documenti sanitari da conservare per 30 anni
Attività produttive, liquidazione, decreti e ordinanze.
Documenti sanitari da conservare per 20 anni
Pratiche della commissione medica locale in materia di patenti speciali, sangue (registrazioni determinazione emogruppo, anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità).
Documenti sanitari da conservare per 10 anni
I principali:
Fatture (esattamente come per i documenti contabili e fiscali), assistenza diretta e indiretta, estratti conto, campioni, documenti sui movimenti di cassa, consulenze, comandi, radiografie, idoneità.
I tempi di conservazione dei dati sanitari
Prima di trattare questo punto, bisogna fare una precisione: la conservazione dei documenti sanitari e la conservazione dei dati sanitari, anche se possono sembrare coincidenti, non sono la stessa cosa. A sancire la differenza tra i due, infatti, è stato il GDPR.
Approfondimento: GDPR e trattamento dei dati personali: cosa bisogna sapere
La questione di come il trattamento dei dati personali sia cambiato con il GDPR è complessa e si rimanda all’approfondimento appena segnalato. Dal punto di vista della gestione dei dati all’interno delle aziende sanitarie, bisogna tener presenti due cose:
- I tempi di conservazione dei documenti sanitari, così come riportati nel prontuario, sono inoppugnabili. Quindi, anche i dati personali in esso contenuti andranno necessariamente conservati per i tempi indicati.
- In tutti gli altri casi, vige quanto stabilito nell’articolo 5, parte 1, lettera e del già citato GDPR. Ovvero, chi richiede il permesso di trattare i dati personali deve specificare anche per quanto tempo ha bisogno di tali dati, e si impegna a cancellarli in maniera definitiva alla decorrenza del termine.
Conservazione
Anche per quanto riguarda la conservazione, bisogna distinguere due casi, per ognuno dei quali c’è bisogno di ricorrere a specifiche soluzioni.
Documenti digitali/digitalizzati
Se i documenti da conservare sono nativi digitali o sono frutto di un processo di digitalizzazione di originali cartacei, allora le pubbliche amministrazioni devono obbligatoriamente ricorrere alla conservazione digitale. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali.
Documenti digitali: la conservazione digitale è obbligatoria
Documenti cartacei
In questo caso, l’archiviazione necessita di appositi spazi dove allocare i documenti. Spazi fisici che devono essere gestiti in un determinato modo e devono assicurare tutte le necessarie misure di sicurezza, non soltanto per i documenti ma anche per le persone che vi lavorano. Inoltre, tale spazio di archiviazione deve essere ampio, specialmente se la mole di documenti da archiviare è ingente.
Approfondimento: Archiviazione dei documenti cartacei: gestione, custodia e tempi
Area Editoriale