La blockchain, al pari del cloud computing, sta cambiando e cambierà sempre di più la document management. Vediamo come.

Cos’è la blockchain…

Innanzitutto, bisogna spendere due parole per definire, brevemente, cos’è la blockchain. La metafora che meglio rappresenta questo nuovo sistema è sicuramente quella dell’archivio distribuito. Un archivio composto da nodi gerarchicamente organizzati dove ogni nodo può accedere a determinate tipologie di informazioni.

I blocchi o nodi di una blockchain (che, letteralmente, significa “catena di blocchi”) possono essere di tre grandi tipologie: nodo di genesi, nodi della catena principale, nodi orfani. Tra i vari nodi della blockchain possono avvenire delle transazioni di vario tipo (documenti, nel caso specifico della document management) e ogni transazione deve essere opportunamente annotata, così da tenere sempre traccia di qualsiasi movimento/cambiamento.

…e cosa comporta per la document management

In che modo la document management cambia una volta implementata una blockchain?

• Gestione documentale distribuita. Con la blockchain, un dato documento si trova su più computer allo stesso tempo, ognuno dei quali è perfettamente sincronizzato e può lavorare su quel determinato documento. Quindi, in caso di malfunzionamento di una macchia, è comunque possibile continuare a lavorare su un’altra macchina.
• Gerarchizzazione. Non tutte le macchine (o nodi) possono lavorare agli stessi documenti. Il nodo di genesi stabilisce, in sostanza, a quali documenti un determinato nodo può lavorare e con quali altri nodi possono avvenire della transazioni.
• Marca temporale. Ai documenti viene apposta una marca temporale, che stabilisce, in maniera univoca e inoppugnabile, una data e un’ora legalmente valide al documento.
• Tracciamento. Grazie alla funzione crittografica di hash, è possibile identificare ogni nodo in maniera univoca.
• Sicurezza. In una blockchain, i documenti possono essere modificati soltanto se si coinvolgono anche i nodi successivi. Questo implica che non è possibile modificare un documento senza che anche altri attori vengano coinvolti, il che garantisce un alto livello di sicurezza nella gestione documentale.

Implementare una blockchain

I vantaggi di una blockchain nella gestione documentale sono diversi ed evidenti. Implementarla, però, richiede le giuste competenze ed esperienze. E quando in un ente o in un’azienda tali esperienze mancano, la soluzione è ricorrere ai professionisti della gestione documentale in outsourcing.