C’è un presupposto dal quale bisogna partire: la conservazione dei documenti è un obbligo sia per le aziende sia per le pubbliche amministrazioni, visto che tutta la dotazione documentale prodotta va, per legge, conservata per un determinato periodo di tempo. Tempo di conservazione che varia in base alla specifica tipologia documentale da trattare.
Conservazione dei documenti: un’attività da gestire in cartaceo o in digitale? In realtà, per quanto i vantaggi della digitalizzazione sia indiscutibile, bisogna sempre scegliere la soluzione più efficace ed efficiente in base ai documenti che ci si ritrova in archivio.
E, in linea di massima, è possibile delineare tre situazioni ben distinte che richiedono altrettanto distinte modalità di gestione: archivio cartaceo, archivio digitale e archivio ibrido. In tutti e tre i casi, il consiglio migliore che si può dare è affidarsi ai professionisti dell’archiviazione documenti e della gestione documentale.
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Gestione di un archivio cartaceo
Si comincia con il caso più comune di tutti, ovvero la gestione cartacea. Di cosa c’è bisogno per procedere in maniera corretta con l’archiviazione dei documenti cartacei? Di questi sei elementi:
- Sistemi di classificazione e registrazione. Per archiviare i documenti ordinatamente, così che possano essere facilmente recuperati, occorrono, tra i tanti strumenti a disposizione, almeno un titolario di classificazione (che indica come i documenti debbano essere raggruppati) e un massimario di scarto (che indica quali documenti debbano essere cancellati dopo il periodo di conservazione obbligatoria).
- Appositi contenitori. In un archivio, i documenti cartacei devono essere custoditi all’interno di specifici contenitori che li proteggano dall’azione di agenti esterni come aria, luce e polvere.
- Spazi adeguati. I documenti e i relativi contenitori devono poi essere disposti in spazi abbastanza ampi (bisogna sempre prevedere l’eventualità che in un archivio possano essere messi altri documenti) e sicuri (in un archivio deve essere scongiurata l’eventualità di incidenti come incendi o guasti all’impianto elettrico).
- Attività di gestione. In un archivio, devono sempre essere previsi appositi spazi per le attività di gestione e movimentazione.
- Personale specializzato. In un archivio devono lavorare persone con le giuste competenze ed esperienze. Risorse capaci di registrare le unità documentali già esistenti e quelle nuove, di aggiornare l’inventario e di gestire la movimentazione dei documenti.
- Specifici software. Infine, la corretta gestione di un archivio cartaceo non può prescindere dall’utilizzo di software professionali per la gestione documentale.
Custodia e gestione archivi cartacei: soluzioni a misura del tuo archivio
Gestione di un archivio digitale
Adozione di sistemi di classificazione e gestione, ricorso a personale specializzato e utilizzo di appositi software sono elementi che rientrano anche nella gestione di un archivio digitale.
In questo caso, però, bisogna prevedere delle ulteriori specifiche.
- Realizzazione di un archivio direttamente in digitale. La creazione di un archivio documentale con documenti solo digitali richiede, in sostanza, l’individuazione del sistema di classificazione, dello “spazio digitale” dove archiviare i documenti e degli strumenti da utilizzare per la creazione dei documenti.
- Digitalizzazione documentale. Nel caso in cui si voglia procedere con la creazione di un archivio digitale ottenuto dopo digitalizzazione di documenti cartacei, rispetto alla realizzazione di un archivio digitale bisogna prevedere sia il processo di digitalizzazione sia, nel caso in cui si desideri avere delle copie digitali conformi agli originali cartacei, il rilascio di una attestazione di conformità.
- Conservazione digitale. Per specifiche tipologie documentali, la conservazione digitale è obbligatoria ma, in generale, andrebbe sempre prevista per preservare l’integrità e la reperibilità dei documenti digitali.
Gestione di un archivio ibrido
Il terzo archivio, semplificando, potrebbe essere considerato come una sorta di “via di mezzo” tra i primi due presentati. Si sta, del resto, vivendo una particolare fase di transizione, quella che della gestione cartacea dovrebbe portare, nel giro di qualche anno, alla completa e totale gestione digitale di tutti i documenti (sicuramente nel settore pubblico, ma anche nel settore privato l’indirizzo che va per la maggiore è la digitalizzazione).
Ma, appunto, il processo è ancora in atto. Niente di strano che in molti archivi ci si ritrovi a dover gestire contemporaneamente sia documenti cartacei sia documenti digitali. Con tutti i problemi che possono derivare dal fatto di dover gestire le due diverse nature documentali. Si parla, in questo caso, di archivio ibrido.
Questa situazione è particolarmente delicata e la gestione dell’archivio richiede l’intervento di professionisti con grande esperienza e profonde competenze.
L’archivio ibrido: le migliori soluzioni per una corretta gestione
