La Circolare n. 61 del 19 dicembre 1986 emanata dal Ministero della Sanità stabilisce che «le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti, vanno conservate illimitatamente»
Le cartelle cliniche infatti non soltanto rappresentano atti ufficiali -fondamentali al fine di garantire la certezza del diritto -ma costituiscono anche una preziosa fonte documentaria al fine delle ricerche di carattere storico sanitario.
Per gli ospedali e le altre aziende sanitarie più grandi, ovviamente, la conservazione illimitata delle cartelle cliniche cartacee può trasformarsi – relativamente ai costi e alla gestione adeguata degli spazi-in una problematica e importante questione logistica.
La soluzione è quella della microfilmatura delle cartelle cliniche: un servizio grazie al quale gli ingombranti archivi cartacei vengono ridotti in spazi minimi e su supporti di facile gestione. La microfilmatura -prevista peraltro dalla normativa- non costituisce la risposta soltanto al problema della levitazione dei costi di gestione dei locali ma ha anche un immediato effetto di miglioramento del servizio di accesso per l’utente. Un archivio microfilmato, infatti, permette di velocizzare enormemente le operazioni di reperimento delle informazioni della storia clinica di un paziente.
I servizi professionali di microfilmatura delle cartelle cliniche prevedono il ritiro della documentazione presso il cliente e la restituzione o l’eventuale smaltimento dei supporti cartacei. A tal proposito è importante ricordare che lo smaltimento deve avvenire secondo prassi precise e consolidate considerata la presenza di dati e informazioni sensibili all’interno delle cartelle.
Il risultato di tale processo è quindi la trasformazione delle voluminose ed ingombranti cartelle cartacee in un archivio composto da ordinate, capienti e perenni bobine di microfilm.
