Per un’azienda accedere ad una catalogazione dei documenti efficace ed efficiente è di primaria importanza al fine di garantire una gestione dell’interno workflow documentale esile, fluida e a costo ridotto. Per questo motivo molte volte è più vantaggioso demandare il servizio di catalogazione dei documenti ad aziende terze, che siano in grado di gestire tali processi in modo sicuro ed efficiente. Questo è tanto più vero per aziende che si trovino a gestire grandi quantità di documenti e che dovrebbero allocare per una tale operazione una significativa quantità di risorse sia umane che finanziarie.

L’esperienza e gli strumenti IT di cui dispongnono le aziende che forniscono in outsourcing il servizio catalogazione, permettono poi ai loro clienti non solo di accedere ad una servizio ottimizzato e perfettamente quantificabile in termini di costi ma anche di poterlo integrare con i sistemi di gestione dell’archiviazione stessa dei materiali documentali.

La catalogazione è, infatti, un’operazione di un sistema gestionale di più ampio respiro che riguarda la gestione dell’archivio secondo le sue fasi e le necessità legate all’accessibilità dei documenti che lo compongono. Adottare una metodologia di catalogazione, quindi, non ottimizzata o non allineata al restante processo di gestione dell’archivio, sia esso fisico, digitale o ottico, comporterebbe immediatamente l’aumento dei costi richiesti dal processo stesso assieme all’aumento del suo peso all’interno della gestione dell’intera azienda.

Per questo motivo affidarsi ad aziende terze che forniscano servizi di catalogazione documentale e di archiviazione è molto importante per le aziende al giorno d’oggi.

Approfondimenti
Catalogazione dei documenti

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