Si fa presto a parlare di “archiviazione”: lo abbiamo detto e ribadito, tutto può essere archiviato, quasi tutto può essere digitalizzato.
Detto così sembra facile, il concetto è certamente immediato, sappiamo che lo stesso Internet può essere definito come un archivio di documenti digitalizzati, ma quali e quante sono le fasi che compongono una procedura di archiviazione documentale? Lungi dal trattarne nei minimi dettagli, dedichiamo questo articolo di approfondimento a una fase particolare senza la quale un archivio non vedrebbe mai la nascita: il censimento archivistico.

La parola “censimento” evoca subito il concetto di raccolta dati, tuttavia non è solo questo concetto che tale termine sottintende se lo si riferisce all’Archiviazione. Il censimento archivistico non è una mera “collezione” di documenti, ma, invece, una collezione “logica e ragionata” degli stessi.
Un conto è raccogliere, alla rinfusa, migliaia di documenti, atro è censirli.
Generalizzando, possiamo dire che il censimento archivistico si compone di ulteriori due procedure: una più generica che prevede la raccolta “fisica”, quindi il reperimento dei documenti (si veda che per “documenti” non necessariamente si intendono solo i documenti cartacei ma anche le immagini ad essi correlati) e una ulteriore che, invece, è la classificazione.

Volendo effettuare un paragone esplicativo, la classificazione e il censimento sono le due facce di una stessa moneta, l’una senza l’altra non ha motivo di esistere.
Chi si occupa del censimento già sa come suddividere i documenti appena raccolti, il censimento archivistico non avviene (non dovrebbe) mai in modo “sbrigativo”.
Diciamo che esiste una differenza di fondo tra chi accatasta nel senso di “ammucchiare” e chi censisce.
Al momento del censimento si effettua già una conta e una prima suddivisione dei documenti.

Il censimento archivistico, inoltre, ha come obiettivo non solo la raccolta delle informazioni da un punto di vista quantitativo (censire 10.000 documenti, 30.000 documenti ecc) ma anche la rilevazione dei dati qualitativi.
Per “dati qualitativi” dei documenti, ad esempio, si intende la collocazione geografica se ci riferiamo a un territorio.

Link di approfondimento
Glossari online sull’Archiviazione 

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