Il ciclo di vita del documento informatico
Che sia breve o longeva, anche il documento ha il suo ciclo di vita. Da quando viene creato, a quando cessa di avere utilità, il documento informatico attraversa quattro fasi ben individuabili, che caratterizzano ciascun processo di e-document management.
Andiamo a vedere quali sono gli aspetti specifici di ciascuna fase.
1 – La formazione del documento informatico – Un documento può essere nativo digitale o può essere stato digitalizzato a partire da un documento analogico (unico o non unico). Nel secondo caso la copia può definirsi un documento informatico qualora vengano rispettati, per la sua produzione e per la sua conservazione, i dettami della conservazione digitale/sostitutiva.
2 – Il trasferimento in conservazione – Per ciò che riguarda la conservazione, secondo le nuove regole tecniche, si deve fare riferimento allo standard OAIS. Il trasferimento in conservazione deve avvenire secondo le modalità descritte dal manuale di conservazione, attraverso pacchetto di versamento. Con le nuove regole tecniche di conservazione digitale viene superata la distinzione tra conservazione dei documenti informatici e conservazione sostitutiva dei documenti analogici.
3 – La conservazione e archiviazione – Il processo di conservazione a norma del documento informatico deve garantire alcune caratteristiche che permettono l’esistenza e l’accessibilità nel lungo periodo del documento:
– Integrità
– Autenticità
– Usabilità
– Accessibilità
Il documento prosegue la sua vita prima nell’archivio corrente (fase attiva del documento) e, successivamente, nell’archivio di deposito (fase semi-attiva).
4 – Archivio storico o scarto – A seguito dell’esito del processo di selezione e scarto il documento informatico può proseguire la propria esistenza nell’archivio storico o terminare la propria vita a seguito dello scarto.
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