Ecco le cinque “A” per capire se il sistema di archiviazione che avete scelto fa al caso vostro.
Affidabilità – siamo sicuri che lo strumento al quale state affidando i vostri documenti sia sicuro e attendibile?
Aggiornamenti – gli sviluppatori di software freeware potrebbero interrompere in ogni momento le release d’aggiornamento, lasciando la vostra piattaforma digitale di archiviazione documentale priva di adeguamenti di sicurezza o di migliorie. A quel punto, quale sarebbe il costo di un passaggio a un altro sistema di archiviazione o il prezzo da pagare per creare un nuovo archivio digitale internamente ripartendo da zero?
Assistenza – se avrete problemi con la vostra soluzione fai-da-te, a chi vi rivolgerete?
Adattabilità – un sistema di archiviazione non è valido in ogni caso, ma deve essere adattabile ai workflow di ciascuna realtà. Il vostro freeware è in grado di fornirvi il giusto grado di flessibilità?
Adeguatezza – il sistema di archiviazione digitale che avete creato è adeguato per conservare i documenti a norma di legge?
Per assicurarsi tutto il meglio da un archivio digitale non rimane che una cosa da fare: affidarsi a esperti del settore. Questo vi garantirà soluzioni ad hoc, assistenza e supporto di lungo periodo per il vostro sistema di archiviazione digitale.