Quello dei conservatori accreditati da AgID è un ruolo fondamentale per assicurare il rispetto dei principi della buona conservazione a norma di legge. Chi si rivolge a un conservatore accreditato ha la certezza di affidare il proprio patrimonio documentale a un professionista del settore, che risponde in pieno ai requisiti di know how, strutturali e di sicurezza indicati dall’AgID.

Un ruolo fondamentale che può diventare sistema e dare il proprio contributo alla tutela della qualità e allo sviluppo della conservazione digitale nel nostro Paese. Per questo è nata la Coalizione dei Conservatori Accreditati: un’associazione su base volontaria dei conservatori riconosciuti dall’AgID.

La Coalizione riunisce i conservatori delle due maggiori associazioni italiane (ANORC e AIFAG) e, attraverso il suo Manifesto, ha chiarito i 7 obiettivi da perseguire attraverso la nuova realtà interassociativa:

1. Regole certe per tutti – Promuovere la definizione di regole applicabili a tutto il mercato di riferimento.
2. Verifica dell’applicazione di tali regole – Attraverso un’auto-verifica interna la Coalizione dei Conservatori Accreditati si accerterà che le regole vengano rispettate.
3. Autoregolazione del mercato comune – La salvaguardia di uno standard qualitativo elevato richiesto al ruolo di Conservatori, richiede la definizione di eventuali sanzioni per il mancato rispetto dell’autoregolamentazione.
4. Promozione della concorrenza leale – La concorrenza leale è l’anima di un mercato maturo e rispettoso del servizio offerto e del cliente.
5. Incentivo al confronto con le istituzioni per contribuire al miglioramento delle regole tecniche – L’individuazione degli eventuali correttivi da apportare alle regole tecniche non può che venire da coloro che, ogni giorno, lavorano seguendo tali regole. Un contributo fondamentale per le istituzioni da parte dei Conservatori accreditati AgID.
6. Definire gli elementi di responsabilità dei Conservatori – Un ruolo neonato, ma di grande responsabilità. Per questo è necessario delinearne gli elementi di responsabilità.
7. Verificare le ricadute del regolamento eIDAS sulla conservazione – Con l’introduzione a livello europeo del regolamento sull’identificazione e la firma elettronica e delle novità sul valore probatorio del documento elettronico, gli effetti si faranno sentire anche nell’ambito della conservazione documentale digitale. La Coalizione dei Conservatori Accreditati si pone come obiettivo la rapida individuazione dei riflessi del regolamento eIDAS e la rapida proposta di soluzioni per adattare il servizio agli eventuali cambiamenti.

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.