Mai improvvisarsi. Mai sottostimare l’importanza di un’attività di questo tipo. Perché i documenti sono il vero cuore di qualsiasi attività lavorativa o qualsiasi pubblica amministrazione. Un inestimabile patrimonio che va gestito e protetto nel modo giusto.
Come gestire i documenti in maniera professionale? Quali sono i passaggi da seguire? E gli strumenti da utilizzare? Qui trovate tutte le indicazioni per realizzare un lavoro a regola d’arte.
Temi:
- Conoscere i tempi di conservazione
- Workflow documentale
- Creare un archivio
- Utilizzare programmi professionali
- Rivolgersi agli esperti della gestione documentale
Conoscere i tempi di conservazione
La primissima cosa da fare prima di cominciare qualsiasi attività di gestione documentale è informarsi su quali siano i tempi di conservazione dei documenti. Solo in questo modo sarà possibile approntare un sistema di conservazione (in senso molto lato) efficiente che permetta di conservare, proteggere e, soprattutto, reperire i documenti in maniera efficace e rapida.
Conservazione documenti in generale
In generale, ogni documento ha i propri tempi di conservazione. E di documenti ne esistono di numerose tipologie: si va dalle bollette agli scontrini, dal bollo dell’auto alle certificazioni dei redditi, dalle fatture ai documenti che attestano la compravendita di beni immobili.
Ciò che serve, in via preliminare, è una panoramica il più possibile completa e ampia che possa indirizzare verso la migliore gestione di un archivio.
Approfondimento: La conservazione dei documenti: per quanto tempo, quali sono, come fare
Conservazione dei documenti aziendali
Quanto detto al punto precedente, quindi le indicazioni generali, riguardano sia le persone fisiche sia le imprese e le attività lavorative in generale. Adesso, si comincia a entrare più nello specifico. Perché le aziende sono tenute, per legge, a conservare precise tipologie documentali, così che possa essere prodotte in caso di controllo o contenzioso.
Va da sé che un’azienda deve conservare tanti documenti per periodi di tempo alquanto lunghi, tra cinque e dieci anni volendo dare un’indicazione di massima. Qualora tali documenti non venissero conservati come la legge richiede, si può andare incontro a sanzioni, anche salate.
Approfondimento: Conservazione dei documenti aziendali: tra cartaceo e digitale
Conservazione dei documenti contabili e fiscali
I documenti contabili e fiscali sono il cuore di qualsiasi azienda. E, per la precisione, anche la pubblica amministrazione non fa eccezione, in quanto deve tener traccia di tutti i propri movimenti economici, entrate e uscite.
In linea di massima, il riferimento più importante per la conservazione dei documenti contabili e fiscali è rappresentato dall’articolo 2220 del Codice civile, il quale riporta che “le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione”.
Approfondimento: La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità
Conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione
Nella pubblica amministrazione, quali documenti debbano essere conservati viene “deciso” dal massimario di scarto: si tratta di uno strumento nel quale vengono riportate le tipologie documentali che devono essere allocate in un archivio e i documenti che, invece, sono destinati alla cancellazione.
La cancellazione dei documenti può avvenire un due passaggi:
- Dall’archivio corrente all’archivio di deposito;
- Dall’archivio di deposito all’archivio storico.
Tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligatoriamente tenute a dotarsi di un massimario di scarto e di questi trea rchivi (corrente, di deposito, storico). I documenti archiviati in un archivio storico sono destinati alla conservazione permanente.
Approfondimento: PA: come gestire la conservazione dei documenti amministrativi
Workflow documentale
Dopo essersi informati sui tempi di conservazione dei documenti che interessano la propria attività lavorativa, è venuto il momento di pensare al workflow documentale. Ovvero:
Una procedura prestabilita e condivisa che indica come portare avanti le fasi della gestione documentale.
Le fasi della gestione documentale sono diverse e comprendono: produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione, cancellazione.
L’implementazione di un workflow documentale in un’azienda o una pubblica amministrazione passa per tre fasi:
- Identificazione dei documenti che saranno gestiti tramite workflow;
- Individuazione dei soggetti responsabili o, più in generale, delle risorse che saranno coinvolte, a vario titolo, nel workflow;
- Definizione e standardizzazione dei flussi tramite i quali saranno gestite le attività sopra indicate, dalla produzione fino alla cancellazione dei documenti.
È importante, anzi fondamentale che tutti i soggetti coinvolti seguano i flussi in maniera precisa e puntuale.
Creare un archivio
Si ritorna alla questione del tempo di conservazione dei documenti nei tempi previsti dalla legge. E conservazione dei documenti significa, inevitabilmente, creare un archivio.
Che sia cartaceo o digitale, creare un archivio significa:
- Individuare le tipologie documentali che saranno conservare nell’archivio. È consigliabile creare archivi omogenei, così da rendere più semplice la classificazione.
- Scegliere la ratio. La ratio è il criterio in base al quale i documenti saranno archiviati nell’archivio. Ad esempio, i documenti possono essere archiviati per data, o in ordine alfabetico. La ratio deve essere scelta in base alle esigenze specifiche dell’ente o dell’azienda, o in base alle caratteristiche dei documenti da conservare.
- Individuare le categorie/sottocategorie. In un archivio, i documenti saranno archiviati secondo categorie o sottocategorie che rendano più facile reperire i documenti in questione. Si consideri che un archivio può essere ripartito in più sezioni, ognuna delle quali diventa una sorta di archivio a sé stante.
Archivio cartaceo o digitale?
Dubbio molto comune, specialmente in questo tempi di transizione dal documento cartaceo al documento digitale.
L’archiviazione dei documenti cartacei necessità di appositi spazi e dell’implementazione di sistemi di sicurezza che proteggano i documenti da agenti esterni (come polvere e luce) e dall’azione di malintenzionati. Nell’allestimento di un archivio cartaceo, bisogna tener conto che il numero di documenti aumenta di anno di anno, di conseguenza aumenta lo spazio necessario per la conservazione.
Anche un archivio digitale necessita di spazi ma stavolta virtuali, quindi PC, server o data center abbastanza grandi e potenti per gestire i flussi documentali di un’azienda o una pubblica amministrazione.
Utilizzare programmi professionali
Sia in un archivio cartaceo e a maggior ragione quando si parla di un archivio digitale, programmi e applicativi danno una inestimabile mano nella gestione dei flussi documentali. Ecco alcuni dei migliori:
Approfondimento: Software per la gestione documentale: 4 utili “ferri del mestiere”
Rivolgersi agli esperti della gestione documentale
La gestione dei documenti a livello professionale è un’attività complessa. Un’attività che richiede tecnologie, competenze, esperienza. Meglio non improvvisarsi o si rischia di creare più problemi di quanti la gestione documentale dovrebbe risolvere.
Meglio rivolgersi a:
