La precisione e l’ordine sono due valori fondamentali. Così come sono fondamentali le circolari, le fatture, gli ordini di acquisto, i contratti. Che devono essere conservati nel modo giusto. Da un lato, per essere prodotti in caso di bisogno. Dall’altro, perché rappresentano un inestimabile insieme d’informazioni per l’ente o l’azienda.
Come organizzare i documenti in ufficio? Come fare in modo che fatture, contratti e ordini di acquisto non diventino un caos nel quale risulti impossibile districarsi? Le soluzioni ci sono e richiedono l’adozione di pratiche condivise da tutti.
Temi:
- Tempo di conservazione dei documenti
- Quanti archivi?
- Scegliere il criterio di archiviazione
- Archiviare i documenti aziendali cartacei
- Archiviare i documenti digitali
Tempo di conservazione dei documenti
Da dove nasce la necessità di organizzare correttamente i documenti in ufficio? Come sicuramente si saprà (qualora così non fosse, ecco una prima informazione utile), la conservazione dei documenti prevede differenti periodi di tempo, che variano in base al tipo di documenti di cui si parla.
I documenti aziendali devono essere conservati per un determinato periodo di tempo.
Bisogna specificare un concetto: tutti i documenti hanno un tempo di conservazione definito dalla loro funzione e dalla legge; la loro conservazione per i tempi indicati, quindi, non è opzionale ma assolutamente obbligatoria. Per rendere l’idea, tuttavia, si possono fare alcuni esempi su tipi documenti e su i loro tempi di conservazione:
- Fatture e scritture contabili: da conservare per dieci anni;
- Ricevute di pagamenti delle tasse: da conservare per cinque anni;
- Parcelle professionali: da conservare per tre anni.
Quanti archivi?
La (più che corretta) organizzazione dei documenti in ufficio dovrebbe prevedere la creazione di tre archivi o per meglio dire la definizione di tre fasi di vita del documento e delle conseguenti fasi di archiviazione:
| Archivio corrente | L’insieme di tutti i documenti che sono necessari per il disbrigo degli affari correnti. |
| Archivio di deposito | L’insieme dei documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma che devono essere conservati in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa di riferimento per ogni specifica tipologia documentale. |
| Archivio storico | L’insieme dei documenti che, esaurita completamente la loro funzione, devono essere conservati, sempre in base a quanto previsto dalla normativa, per il loro valore culturale. |
Scarto dei documenti
Una volta scaduti i termini obbligatori per la conservazione, i documenti possono essere scartati. È buona prassi prevedere l’adozione di un massimario di scarto (obbligatorio, tra l’altro, nella pubblica amministrazione).
Il massimario di scarto è lo strumento archivistico che stabilisce i tempi di conservazione dei documenti e di conseguenza quali documenti devono essere conservati e quali invece possono essere scartati (eliminati).
Scegliere il criterio di archiviazione
Il primissimo punto dal quale bisogna partire è questo: qual è la ratio alla base dell’organizzazione dei documenti in ufficio? Qual è il criterio da utilizzare per fare in modo che tali documenti siano sempre reperibili?
Da questo punto di vista, risulta utile dotarsi internamente di un titolario di classificazione. Che viene definito, dalla Direzione generale degli archivi, come il:
Quadro di classificazione articolato in categorie ed eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell’archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.
Semplificando, è il titolario di classificazione che indica quali documenti debbano essere collocati logicamente in una determinata categoria.
Proprio per tale motivo, è bene che il titolario di classificazione sia condiviso con tutte le risorse che, indirettamente o meno, si occupano dell’organizzazione dei documenti in ufficio.
Archiviare i documenti aziendali cartacei
Che sia per un archivio corrente o per un archivio di deposito, ci sono tre semplici ma utili best practice da seguire per organizzare i documenti:
- Inserire i documenti in fascicoli. Uno dei grandi problemi riscontrati negli uffici è il fatto che documenti tra loro non vengano fascicolati. In realtà, bisognerebbe selezionare documenti omogenei tra loro e riunirli in fascicoli. I fascicoli, poi, devono essere gestiti secondo una precisa nomenclatura. Ad esempio, tutta la documentazione relativa a un dipendente potrebbe essere raccolta nel fascicolo rinominato Fascicolo di personale: Mario Rossi.
- Organizzare i fascicoli in ordine alfabetico/numerico. I fascicoli, una volta creati, non devono essere lasciati a se stessi ma opportunamente catalogati e ordinati, ad esempio utilizzando un criterio alfabetico o numerico. Ad esempio, i fascicoli di personale possono essere raccolti in faldoni ordinati alfabeticamente: quindi, tutta la documentazione relativa a Mario Rossi sarebbe raccolta nel faldone Fascicoli di personale: R.
- Dividere i faldoni per anno. Infine, i faldoni possono essere allocati in grandi classificatori divisi per anno, in modo da rendere più facile il reperimento dei relativi documenti.
Sia faldoni sia classificatori hanno poi bisogno di spazi fisici nei quali essere allocati: armadi per i primi e depositi con scaffalature per i secondi.
Gestione degli archivi cartacei
Come si può intuire, l’organizzazione e la conservazione dei documenti cartacei può rivelarsi un’attività molto onerosa, specialmente all’interno di aziende di medie/grandi dimensioni, che quindi si trovano a dover produrre una ingente mole documentale.
La soluzione: la gestione degli archivi cartacei in outsourcing
In questo modo, l’azienda può avvalersi dell’aiuto di professionisti del settore sia per l’organizzazione dei documenti in ufficio sia per la loro conservazione per legge.
Archiviare i documenti digitali
Quando si ha a che fare con documenti digitali, il concetto non cambia: si tratta comunque di creare dei “contenitori” su più livelli, dal più specifico al più generale. Solo che i “contenitori” diventano cartelle, come quelle che si creano su un normale PC. Ad esempio:
- “Fatture gennaio 2019;
- Fatture 2019;
- Fatture 2010-2010.”
E c’è anche un’altra, importantissima differenza: in ambito digitale, è possibile ricorrere all’aiuto di specifici programmi.
Software per l’archiviazione documentale
Due dei migliori software per archiviare documenti sono:
- Un prodotto completo, flessibile e personalizzabile che garantisce una perfetta archiviazione.
- La soluzione da adottare per gestire i documenti aziendali non strutturati (ovvero che non possono essere ricondotti a una specifica categoria).
Conservazione dei documenti digitali
C’è, in merito alla conservazione dei documenti in ambiente digitale, un’ultima questione da affrontare. Perché non si tratta soltanto di “mettere i documenti in una cartella” ma anche di fare in modo che la reperibilità e soprattutto l’integrità di tali documenti siano garantite.
La soluzione: la conservazione digitale in outsourcing
Obbligatoria nella pubblica amministrazione, è consigliata anche nel settore privato.
