I processi che portano alla conservazione sostitutiva devono rispondere ai requisiti di legge, affinché i documenti mantengano il loro valore probatorio.

Coloro che si apprestano ad attuare una riorganizzazione dei propri archivi puntando sulla dematerializzazione documentale, soprattutto qualora si tratti di soggetti privati, potranno scegliere tra tre vie:

  • Definizione autonoma di sistemi di conservazione senza certificazione: è la via più rischiosa, in quanto espone alla perdita di valore dei documenti qualora la digitalizzazione e l’archiviazione non avvengano secondo le prescrizione normative;
  • Conservazione sostitutiva con certificazione di conformità: una volta definito il processo di dematerializzazione e archiviazione dei documenti, potrà essere richiesta la certificazione a DigitPa, l’Ente nazionale per la Digitalizzazione nella pubblica Amministrazione;
  • Esternalizzazione dei processi di conservazione e archiviazione: le varie fasi di digitalizzazione documentale, protocollazione e archiviazione potranno essere altresì esternalizzate a società che svolgono attività di conservatore accreditato. In tal modo si potrà contare su processi già conformi e su professionisti specializzati.

Nell’ultimo caso, si parla di aziende o società sottoposte a un’accurata verifica da parte di DigitPa (oggi Conservatori accreditati AgID) e che, a seguito di tale verifica, vengono iscritte in un elenco pubblico gestito dall’ente e consultabile in via telematica.

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