Passare alla conservazione digitale? Basta sapere come fare e a chi rivolgersi

Le aziende e gli imprenditori, da un lato, non hanno percezione dell’importanza di quest’attività. Dall’altro, ancora oggi, non sono consapevoli che, in determinati casi, è obbligatoria. Ma i benefici che può apportare sono tanti e indiscussi. Bisogna solo chiarire una serie di passaggi.

Passare alla conservazione digitale: è difficile? Sicuramente, questa è l’idea che ne ha la maggior parte dei dirigenti aziendali o dei responsabili della gestione documentale. In realtà, sarebbe più corretto parlare di complessità anziché di difficoltà. Complessità che si può risolvere, facilmente affidandosi ai professionisti del settore.

Una precisazione

Nelle pubbliche amministrazioni, la conservazione digitale è già obbligatoria. Perciò, le indicazioni e le informazioni riportate in questo approfondimento si rivolgono soprattutto al settore privato, alle aziende, agli imprenditori e ai liberi professionisti.

Temi:

• Conservazione sostitutiva: è obbligatoria?
• Conservazione digitale: i vantaggi
• Conservazione sostitutiva in house: gli inconvenienti
• Conservazione dei documenti fiscali
• Conservazione digitale in outsourcing

Conservazione sostitutiva: è obbligatoria?

Questa è la prima domanda che si pongono dirigenti aziendali e responsabili della gestione documentale che stanno pensando alla digitalizzazione. Una domanda, sotto molti punti di vista, sbagliata. Ecco perché.

Cos’è la conservazione sostitutiva?

Fino a qualche anno fa, si parlava di conservazione sostitutiva per indicare il processo di digitalizzazione dei documenti cartacei. Ebbene, oggi proporre questo concetto è assolutamente sbagliato.

È sbagliato parlare di conservazione sostitutiva.

Oggi bisognerebbe riferirsi soltanto alla conservazione digitale, che riguarda sia i documenti nativi digitali sia i documenti digitali ottenuti per digitalizzazione di originali cartacei.

Quali documenti devono essere obbligatoriamente conservati

Non esiste, in alcun modo, l’obbligatorietà di digitalizzare i documenti originali cartacei. Invece, ci sono determinati documenti che devono essere conservati per un determinato periodo di tempo.

• Se tali documenti, per legge, possono essere conservati in formato cartaceo, non esiste l’obbligo di digitalizzarli.
• Altri documenti, invece, vengono creati direttamente in digitale e come tali vanno conservati (ad esempio, è il caso delle fatture elettroniche).

Conservazione digitale: i vantaggi

Perché, quindi, passare alla conservazione digitale? I motivi sono diversi, tutti validissimi, ognuno di essi comporterà un netto miglioramento nei flussi lavorativi e, soprattutto, nella gestione del workflow documentale.

1. Efficienza	Gli strumenti digitali rendono più semplice e immediata la gestione documentale, riducendo enormemente i tempi. Volendo fare un esempio banale e immediato, la condivisione di un documento tramite strumenti digitali è veloce e pratica. Implementando correttamente la conservazione, i tempi necessari per svolgere le normali attività quotidiane si riduce enormemente.
2. Risparmio	La gestione documentale cartacea ha un costo. Un costo che va dall’acquisto della carta alla sua conservazione, che deve avvenire in ambienti grandi e perfettamente attrezzati. Tutto questo ha un costo che, a fine anno, pesa sul bilancio dell’azienda. Un costo che è possibile ridurre sensibilmente, se non quasi del tutto, ricorrendo a sistemi digitali per la conservazione documentale.
3. Sicurezza	La sicurezza documentale dovrebbe essere una priorità per qualsiasi azienda, in quanto tali informazioni rappresentano il plus, il vantaggio competitivo, lo storico. Con la conservazione digitale, proteggere i documenti aziendali e garantire la sicurezza informatica aziendale diventano più semplici, grazie all’adozione di soluzioni come la firma digitale o l’archiviazione dei documenti in server protetti.
4. Obbligatorietà	Come già anticipato, in alcuni casi la legge prevede che la conservazione digitale sia semplicemente obbligatoria. E prevede anche delle sanzioni in caso di inadempienza. Sanzioni che è possibile evitare adottando le relative soluzioni informatiche.

Conservazione sostitutiva in house: gli inconvenienti

Sgombrato il campo da possibili malintesi, chiarito e recepito quanto la conservazione digitale (basta chiamarla sostitutiva) sia importante, il primo pensiero per molti dirigenti è valutare l’effettiva possibilità di gestire la cosa internamente. Cosa che comporta non pochi problemi.

• Internamente, devono esserci delle competenze molto specifiche e approfondite che riguardano l’archiviazione documentale, la normativa di riferimento, le tecnologie da adottare. Se le competenze mancano, il lavoro di implementazione della conservazione digitale rischia di essere controproducente.
• La conservazione digitale non può essere gestita “a tempo perso” (si perdoni un’espressione colloquiale). Occorre allocare risorse dedicate, che vengono stornate dal core business, o assumerne di nuove, con i relativi costi. Senza considerare che le risorse interne richiederanno formazione, che si traduce in un costo ulteriore.
• Le persone allocate alla conservazione digitale hanno l’esperienza necessaria per gestirla al meglio? Le loro competenze sono certificate e verificate? Si tratta di domande importanti alle quali rispondere prima di procedere con la digitalizzazione dei documenti.

Conservazione dei documenti fiscali

La necessità specifica per le aziende è sapere come procedere con la conservazione dei documenti contabili e fiscali. Come recita l’articolo 2220 del codice civile:

Le scritture [contabili] devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Il concetto di “scrittura contabile” è alquanto ampio: vi possono rientrare fatture, libri contabili, scontrini, eccetera.

Conservazione digitale in outsourcing

Come implementare efficacemente la conservazione digitale, approfittando dei suoi tanti vantaggi ed evitando tutti i possibili problemi tecnici e giuridici? Basta ricorrere alla:

Conservazione digitale in outsourcing

Saranno i professionisti del settore a mettere a disposizione le competenze e l’esperienza per implementare la conservazione digitale correttamente.

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