Nel conservare i documenti digitali, il tempo è tiranno. Esattamente come succedeva per la conservazione dei documenti cartacei, anche se in modo diverso.

Nel caso della conservazione documentale digitale, infatti, il tempo non è tanto un agente del deterioramento dei supporti, quanto dell’obsolescenza delle strutture (fisiche e informatiche). Per tale motivo, nel processo di digitalizzazione e di archiviazione per il lungo periodo, i primi passi saranno i più importanti. Questo perché da essi dipenderà la longevità dell’archivio. O meglio: la fruibilità a distanza di tempo.

Per quanto possano durare i supporti fisici di archiviazione, qualora un documento sia affidato a un sistema di archiviazione e digitalizzazione software soggetto a rapida obsolescenza, in breve tempo non si potrà più utilizzare lo strumento informatico atto all’interpretazione dei dati contenuti dal documento.

Ciò vale specialmente nei casi in cui si faccia uso di formati proprietari e nei casi in cui non esista un protocollo informatico univoco.

L’intervento di personale specializzato, soprattutto nella definizione del protocollo e nella definizione di un’architettura d’archivio, e l’individuazione degli strumenti adeguati sono i primi due passi fondamentali per conservare i documenti in modo sicuro e longevo.

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