La conservazione dei documenti è un’incombenza che ricade su tutti, dalle aziende alle pubbliche amministrazioni passando anche per i privati cittadini. Un’incombenza che va gestita nel modo giusto, così da evitare possibili problemi futuri. Basta poco, occorre solo sapere come fare.
I documenti fiscali devono sempre essere accuratamente conservati seguendo i tempi minimi previsti dalla legge. Tempi necessari per fare in modo che i documenti possano essere presentati in caso di controlli. E, nello specifico: come fare per la conservazione del 730?
Temi:
- Quanti anni conservare il 730
- Conservazione 730: come fare
- Conservazione documenti fiscali: 5 o 10 anni?
- Quanto tempo conservare i documenti bancari
- Documenti da conservare per 10 anni
Quanti anni conservare il 730
Come si può leggere sul sito dell’Agenzia delle entrate, il modello 730 per la dichiarazione dei redditi può essere utilizzando da chi ha percepito:
- Redditi di lavoro dipendente e redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (per esempio contratti di lavoro a progetto);
- Redditi dei terreni e dei fabbricati;
- Redditi di capitale;
- Redditi di lavoro autonomo per i quali non è richiesta la partita Iva (per esempio prestazioni di lavoro autonomo non esercitate abitualmente);
- Redditi diversi (per esempio, redditi di terreni e fabbricati situati all’estero);
- Alcuni dei redditi assoggettabili a tassazione separata (per esempio, i redditi percepiti dagli eredi – a esclusione dei redditi fondiari, d’impresa e derivanti dall’esercizio di arti e professioni).
Tutti questi soggetti possono quindi utilizzare il modello 730 per procedere con la dichiarazione dei redditi. Modello che poi deve essere necessariamente conservato per un periodo minimo di sei anni: per essere più precisi, i documenti relativi al 730 devono essere conservati fino al quinto anno successivo a quello di presentazione del modello.
Il 730 deve essere conservato per 6 anni.
Conservazione 730: come fare
Stabilito per quanto tempo i documenti relativi al modello 730 vadano conservati, la domanda successiva è: come conservarli? Qui ci sono diverse possibilità a disposizione, a seconda della grandezza di chi deve conservare il 730 e di che mole documentale si sta parlando.
1. Conservazione in casa
Letteralmente in casa. Se si tratta di un privato cittadino che vuole semplicemente mettere da parte il 730 in vista di eventuali controlli futuri, può bastare una cartellina tenuta in maniera ordinata, oppure una cartella nel proprio PC (anche in questo caso tenuta in maniera ordinata) contenente il modello 730 in formato digitale.
2. Conservazione tramite intermediario
Se ci si affida a un intermediario (ad esempio, uno studio di commercialisti o un CAF), allora si può parzialmente fare affidamento su di loro, visto che questi soggetti sono tenuti a conservare la documentazione relativa ai 730.
Attenzione: relativamente perché, anche se gli eventuali intermediari sono obbligati alla conservazione, i privati cittadini devono comunque continuare a conservare autonomamente tutta la documentazione relativa ai propri 730.
3. Conservazione documentale in outsourcing
La terza soluzione è per gli intermediari, come i già citati CAF e studi di commercialisti. Che, come si è visto, devono conservare anche loro la documentazione relativa ai 730 dei loro clienti.
La mole di documenti da conservare, a seconda del numero di clienti e/o della complessità dei singoli incartamenti, potrebbe rivelarsi onerosa. Qualora internamente non fosse possibile gestire la conservazione dei documenti, ci si può rivolgere agli esperti di:
Grazie all’outsourcing, sarà il fornitore del servizio a occuparsi della conservazione dei documenti, siano essi in formato cartaceo o in formato digitale, per tutto il tempo stabilito dalla normativa di riferimento.
Conservazione documenti fiscali: 5 o 10 anni?
Già che si sta trattando l’argomento, questa è una domanda molto comune, specialmente tra i non addetti ai lavori: la conservazione dei documenti contabili e fiscali deve essere fatta per cinque o per dieci anni?
In realtà, dipende molto dal tipo di documento che si deve conservare. Come si è visto, il 730 deve essere conservato per sei anni, così come il modello Unico. Per altri documenti fiscali conta invece quanto riportato nell’articolo 2220 del Codice civile, il quale stabilisce che le scritture contabili devono essere conservate per un periodo minimo di dieci anni.
Per avere una panoramica più ampia sulle varie tipologie di documento fiscale/contabile e sui relativi tempi di conservazione, si rimanda a questo approfondimento:
La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità
Quanto tempo conservare i documenti bancari
Se il Codice civile è il principale riferimento sulla conservazione dei documenti contabili e fiscali, nel caso dei documenti bancari bisogna invece riferirsi al TUB, il Testo unico bancario. Dove si può leggere che il cliente può esigere “copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni”.
Quindi, in linea di massima, tutte le banche sono tenute a conservare la documentazione relativa ai propri clienti per un periodo minimo di dieci anni. Documentazione da intendere in maniera molto ampia, quindi dai contratti di stipula di finanziamenti fino altri estratti coto bancari.
Anche in questo caso, c’è un utile approfondimento che potrà dare qualche informazioni in più su tempi e modalità:
La conservazione dei documenti bancari: tempi, modalità e comunicazioni al cliente
Documenti da conservare per 10 anni
Infine (visto che questo tempo minimo di conservazione è stato molto ricorrente fino a questo momento), altra informazioni sicuramente utile da conoscere è avere una sorta di panoramica di quelli che possono essere considerati i più importanti documenti da conservare per un periodo minimo di dieci anni:
- Fatture;
- Ricevute per le spese di ristrutturazione casa;
- Tassa per la nettezza urbana;
- Canone TV;
- Estratti conto bancari.
