Come funziona la conservazione digitale? Ci sono 5 cose da sapere

Quando si parla di conservazione dei documenti digitali, si sa che bisogna “fare i conti” con l’implementazione di nuovi sistemi e di specifiche metodologie. Il che richiede sicuramente del tempo ma anche precise competenze. La soluzione? Basta sapere a chi rivolgersi.

In tema di gestione documentale, è ormai pressoché inevitabile “imbattersi” nella conservazione digitale. E uno dei più comuni (nonché più grandi) dubbi è: come funziona? Al riguardo, per avere un quadro d’insieme che sia il più completo possibile, le cose più importanti da sapere sono cinque.

Temi:

1. Obbligatorietà
2. Sistema di classificazione e sistema di conservazione
3. Strumenti
4. Conservazione digitale delle fatture elettroniche
5. Outsourcing

1. Obbligatorietà

La conservazione digitale garantisce accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti informatici.

La prima cosa da sapere: quando la conservazione digitale è obbligatoria? I documenti da conservare obbligatoriamente secondo le metodologie e gli strumenti della conservazione digitale sono da ricondurre a quattro macrocategorie:

• I documenti della pubblica amministrazione;
• Le fatture elettroniche (aspetto che sarà approfondito in seguito);
• Le email inviate tramite posta elettronica certificata (la PEC);
• I contratti digitali ai quali sia stata apposta una firma digitale.

Chi, a vario titolo, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, fosse il responsabile della conservazione di questi documenti, deve ricorrere alla conservazione digitale. Il che significa poter contare su competenze di un certo tipo, nonché poter disporre di specifiche tecnologie e metodologie.

2. Sistema di classificazione e sistema di conservazione

Dalla premessa teorica si passa ad argomenti più tecnici e pratici: cosa significa, in concreto, conservare un documento in conservazione digitale?

Significa, in prima istanza, disporre di due strumenti archivistici: sistema di classificazione e sistema di conservazione.

Sistema di classificazione

Per essere più precisi, bisogna parlare di titolario di classificazione. Che la Direzione generale degli archivi definisce come il:

Quadro di classificazione articolato in categorie ed eventualmente in ulteriori sotto-partizioni, in base al quale i documenti dell’archivio corrente vengono raggruppati secondo un ordine logico.

In pratica, il titolario stabilisce quale sia la collocazione logica dei documenti e le loro aggregazioni in un archivio, in base a quale ratio, in quali categorie e/o sottocategorie.

Volendo fare un esempio molto semplice, il titolario di classificazione stabilisce se i documenti debbano essere, ad esempio, ordinati secondo un criterio alfabetico o cronologico. Questo strumento, in realtà, entra molto più nel dettaglio, è estremamente articolato e va immaginato e redatto con molta attenzione per cercare di renderlo più efficace e stabile nel tempo.

Sistema di conservazione

Disponendo di un titolario di classificazione, si passa al sistema di conservazione. Che, come stabilito dall’articolo 44 del CAD (il Codice dell’amministrazione digitale), deve garantire “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.

E qui le cose si complicano un po’. Perché:

Esistono diversi sistemi di conservazione.

Per sistema di conservazione vengono intese cose fra loro molto differenti. Può essere, talvolta impropriamente, considerato tale un database, un server fisico in un CED (centro elaborazione dati), un server in cloud, un semplice computer con delle cartelle ordinate. Fino a passare a sistemi molto complessi, che prevedono backup periodici, flussi organizzati e blockchain.

Il sistema di conservazione più adeguato viene selezionato sulla base delle specifiche esigenze e caratteristiche dell’ente o dell’azienda. Basta che garantisca i quattro requisiti fondamentali stabiliti dal già citato articolo 44 del CAD: “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.

Nota

Le norme del CAD, nella sua interezza, si applicano principalmente alla pubblica amministrazione ma, nel caso si tratti (come già scritto) di fatture elettroniche, email inviate tramite PEC e contratti firmati con firma digitale, suddette norme si applicano anche ai privati.

3. Strumenti

Partendo da quanto detto riguardo al sistema di conservazione, ne consegue che anche gli strumenti da utilizzare sono diversi. Con alcune doverose costanti. Questi tre strumenti, infatti, sono utilizzati in tutti i sistemi di conservazione:

• Firma digitale. Ha la funzione di identificare in maniera univoca e immediata chi e a che titolo ha firmato un documento, rendendolo valido (valido inteso in senso molto lato).
• Marca temporale. Associata a un documento digitale, indica la data in cui un documento è stato firmato e, di conseguenza, è diventato valido.
• Metadati minimi. Sono le informazioni fondamentali da associare a un documento, così che possa essere archiviato in maniera ordinata nel sistema di conservazione e recuperati in caso di bisogno. Alcuni dei metadati minimi sono l’identificativo del documento, il responsabile e l’oggetto del documento.

4. Conservazione digitale delle fatture elettroniche

Anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente. I principali riferimenti normativi sono:

• Articolo 2220 del Codice civile;
• Articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014;
• p.c.m. 3 dicembre 2013.

Tutto questo considerando un particolare di fondamentale importanza: le fatture elettroniche vengono create e inviate al Sistema di interscambio in formato Xml.

Approfondimento: Conservazione digitale e fatturazione elettronica: ecco cosa bisogna sapere

5. Outsourcing

Ecco spiegato come funziona la conservazione digitale. Internamente non si possiedono né le competenze né l’esperienza necessarie per gestirla al meglio? Non c’è problema, esiste una soluzione pratica:

La conservazione digitale in outsourcing.

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