La conservazione documentale è un fattore determinante per garantire la massima efficienza del servizio offerto da un ente o un’azienda. Ad esempio, la conservazione dei documenti aziendali è un obbligo previsto per legge. E, sempre ad esempio, in questi anni si sta svolgendo il processo di trasformazione digitale della pubblica amministrazione. In entrambi i casi, c’è bisogno di soluzioni altamente professionali. Come quelle garantite dai conservatori accreditati AgID.

Cos’è la conservazione digitale? Domanda che si pone chiunque abbia la necessità di conservare i documenti digitali o digitalizzati in un ente o in un’azienda. L’attività è tanto complessa quanto delicata. E richiede precise competenze per essere svolta nel modo più proficuo.

Temi:

• Conservazione digitale dei documenti
• Conservazione sostitutiva: facciamo chiarezza
• Conservazione dei documenti fiscali
• La normativa
• Conservazione digitale: affidatevi ai professionisti

Conservazione digitale dei documenti

La conservazione digitale dei documenti può essere definita come:

L’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

L’importanza di tale attività è evidente. Non si tratta “soltanto” di archiviare i documenti in maniera ordinata, così da renderli facilmente reperibili in caso di necessità. La conservazione digitale assicura che quel documento non sia stato modificato e che è rimasto integro, completamente fedele al momento in cui è stato validato.

Perché, e questa informazione non tutti la tengono in debito conto, un documento digitale ha un valore legale solo se è stato creato, redatto e gestito secondo specifici criteri.

Gli strumenti

Com’è facile intuire, gli strumenti che si utilizzano per procedere con la conservazione digitale dei documenti sono diversi. Tra i principali possiamo annoverare:

• Firma digitale. Si tratta di un particolare tipo di firma elettronica. La firma digitale, per definizione, è forte, quindi ha la stessa valenza di una firma autografa. Un documento siglato con firma digitale ha valore legale a tutti gli effetti.
• Marca temporale. La marca temporale, risultato di una specifica procedura informatica, ha la funzione di attribuire un preciso riferimento temporale, ovvero la data, a un documento informatico.

Questi due, come detto, sono i principali ma non gli unici.

I formati

La normativa stabilisce anche quali sono i formati consentiti per conservare un documento a norma (sulla conservazione a norma, torneremo più aventi). I formati più comuni sono:

PDF – JPG – XML – TXT – Messaggi di posta elettronica

Anche in questo caso, è bene ribadire che quelli appena indicati sono i più comuni, i più utilizzati, ma non gli unici.

Quali documenti si possono conservare?

A norma di legge, i documenti che è possibile conservare digitalmente sono:

Libro giornale	Registrazioni di tutti i movimenti contabili.
Libro degli inventari	Situazione dettagliata delle attività e passività.
Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino)	Specifiche per la situazione patrimonale, reddituale e del magazzino.
Registro beni ammortizzabili	Informazioni sui beni strumentali acquistati dall’azienda e soggetti ad ammortamento.
Registri utili ai fini IVA	Ad esempio, registro fatture emesse e registro acquisti.
Dichiarazioni fiscali	Ad esempio, la dichiarazione dei redditi.
F23 e F24	Modelli utilizzati per il versamento di alcune imposte specifiche.
Libri sociali	I libri e le scritture contabili obbligatori per tutte le società per azioni (come il libro dei soci e il libro delle obbligazioni).
Bilanci d’esercizio	L’insieme dei documenti contabili che un’azienda deve redigere periodicamente.
Relazioni sulla gestione	Documenti sull’andamento della gestione e sulla situazione della società.

Ai documenti indicati, vanno aggiunti: fatture attive e passive e ricevute fiscali, documenti di trasporto, scritture doganali, libro paga e libro matricola.

Inoltre, è obbligatorio conservare digitalmente anche tutti i documenti provvisti di firma digitale, e i documenti e i fascicoli prodotti dalle PA.

Conservazione sostitutiva: facciamo chiarezza

Qui bisogna fare un po’ di chiarezza. Perché, spesso ed erroneamente, conservazione sostitutiva e conservazione digitale vengono confuse. In realtà, c’è una precisa differenza e conoscerla è importante.

• Conservazione sostitutiva. Fino a qualche anno fa, con questo nome si intendeva, genericamente, il processo di dematerializzazione di un documento cartaceo. Tale documento digitale andava poi conservato in ambiente digitale.
• Conservazione digitale. Con il passaggio dalla conservazione sostitutiva alla conservazione digitale, c’è stato un cambio di paradigma. Perché con questo termine si indica sia la conservazione di documenti digitali creati da un originale cartaceo sia la conservazione di documenti nativi digitali.

In altre parole, oggi bisognerebbe parlare esclusivamente di conservazione digitale.

Conservazione dei documenti fiscali

A partire dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche in ambito privato (nella pubblica amministrazione già lo è da tempo). In sostanza, ecco i principali cambiamenti ai quali bisogna adeguarsi.

• Le fatture devono essere necessariamente create in formato Xml (eXtensible markup language).
• Sistema di interscambio. Le fatture elettroniche dovranno essere inviate verso il Sistema di interscambio, che si occuperà di verificare la correttezza del file e di inviarlo al destinatario specificato. L’esito dell’invio viene poi notificato a chi ha inviato la fattura.

Per maggiori informazioni in merito, si rimanda all’approfondimento Come fare per adeguarsi alla fattura elettronica: un vademecum.

La normativa

Per definizione, la conservazione digitale è a norma. Deve esserlo perché solo in questo modo, ovvero rispettando quanto stabilito dalla normativa, può garantire la veridicità e la validità dei documenti conservati.

La principale normativa di riferimento è composta da:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”

Conservazione digitale: affidatevi ai professionisti

Normative, spesso stringenti e complesse, da rispettare. Sistemi digitali da implementare. Procedure da stilare per fare in modo che il workflow documentale non diventi un caso ingestibile. Insomma: la conservazione digitale dei documenti richiede esperienza e competenze.

Ed esperienza e competenze sono esattamente ciò che avrete scegliendo la conservazione digitale in outsourcing: i migliori professionisti sono a vostra disposizione per implementare il più efficiente sistema di conservazione documentale.