Dichiarazione dei redditi: quando la conservazione digitale è obbligatoria

La digitalizzazione documentale è un processo che coinvolge anche i commercialisti. Le novità e i cambiamenti sono sempre dietro l’angolo, in un mondo dove le tecnologie digitali comportano delle trasformazioni sempre più veloci e profonde. Trasformazioni alle quali bisogna adeguarsi per stare al passo con i tempi. E per erogare un servizio sempre più efficiente ed efficace.

Conservazione digitale: è obbligatoria anche per la dichiarazione dei redditi? Il dubbio è molto comune e diffuso, tanto da mettere in difficoltà sia i privati cittadini sia gli intermediari che si occupano della gestione e della conservazione dei documenti contabili e fiscali. Per fare chiarezza, è intervenuta direttamente l’Agenzia delle entrate con la risposta all’interpello n.518 del 2019.

Una necessità per gli intermediari

Prima di procedere, occorre specificare un punto. L’argomento, cioè sapere quando la conservazione digitale è obbligatoria per la dichiarazione dei redditi, sarà trattato principalmente dal punto di vista dei soggetti che svolgono lavoro di intermediari con l’Agenzia delle entrate, in primis i commercialisti, i quali così possono fornire informazioni precise e/o erogare un servizio più completo ai propri clienti.

La conservazione delle dichiarazioni dei redditi, in linea di massima, è un obbligo che riguarda i contribuenti e i sostituti d’imposta.

Temi:

• Quando la conservazione digitale è obbligatoria
• Conservazione delle dichiarazioni dei redditi
• Obblighi dell’intermediario
• Conservazione digitale in outsourcing

Quando la conservazione digitale è obbligatoria

Il contribuente o il sostituto d’imposta (ovvero colui che sostituisce il contribuente nei rapporti con l’amministrazione finanziaria – ad esempio, il datore di lavoro nel caso di lavoratori dipendenti) devono seguire le regole stabilite dal CAD, il Codice dell’amministrazione digitale, se il contribuente stabilisce di voler inviare/ricevere/conservare le dichiarazioni dei redditi esclusivamente in formato digitale.

Se il contribuente sceglie il formato digitale, la dichiarazione dei redditi deve essere conservata secondo quanto stabilito dal CAD.

Per la precisione, qualora il contribuente opti per il formato digitale, devono essere seguite le regole del CAD per quanto riguarda:

• La creazione dei file, il che significa far riferimento alle regole tecniche per la creazione dei documenti informatici;
• La conservazione dei file, il che significa adottare le regole, le tecnologie e le procedure della conservazione digitale (CAD e regole tecniche in materia di conservazione digitale).

Dichiarazione dei redditi e firma digitale

Nel già citato interpello, l’Agenzia delle entrate prevede che la dichiarazione dei redditi inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario.

Approfondimento: La firma digitale: cos’è, a cosa serve e come funziona

Conservazione delle dichiarazioni dei redditi

Più nello specifico: come procedere con la conservazione della dichiarazione dei redditi? Da questo punto di vista, ci sono tre aspetti fondamentali da chiarire.

1. Tempo di conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti deve essere fatta per un determinato periodo di tempo in base alla specifica tipologia documentale. In particolare, le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione, superato il quale possono anche essere cancellate/distrutte (a seconda che siano in formato digitale o in formato analogico).

2. Sicurezza della conservazione

Naturalmente per le dichiarazioni dei redditi in formato digitale valgono le regole per formazione e conservazione dei documenti informatici e quindi deve esserne garantita la sicurezza, l’immodificabilità e la reperibilità. Adottare le disposizioni normative in materia di conservazione, vuol dire mettere in atto l’insieme di “attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici”.

3. Conservazione cartacea

Una volta ricevuta la dichiarazione dei redditi e la relativa ricevuta dell’invio da parte dell’intermediario, il contribuente può anche decidere di conservarla in formato analogico. Dovrà, però:

• Stamparla;
• Apporvi la propria firma e conservarla in modo da poter essere prodotta nel caso di controlli da parte degli organi competenti.

Obblighi dell’intermediario

Il già citato interpello dell’Agenzia delle entrate indica che l’intermediario ha diversi obblighi nei confronti del contribuente/sostituto d’imposta per quanto riguarda la messa a disposizione dei file riguardanti la dichiarazione dei redditi. In particolare, la messa a disposizione delle dichiarazioni può essere evasa in due modi:

• Utilizzando una specifica piattaforma internet;
• Ricorrendo alla posta elettronica o alla posta elettronica certificata se e solo se il contribuente abbia dato il suo specifico consenso a ricorrere a questa soluzione.

Approfondimento: La posta elettronica certificata: cos’è e come funziona

Conservazione digitale in outsourcing

Il soggetto può quindi decidere di procedere autonomamente con la conservazione digitale oppure di affidarsi al proprio intermediario anche per svolgere tale compito. In merito, qualora mancassero le competenze e l’esperienza per gestire tale compito al meglio, la soluzione è la

Conservazione digitale in outsourcing

Così facendo, i professionisti del settore risolveranno tutte le questioni riguardanti la conservazione, la protezione e la reperibilità delle dichiarazioni dei redditi in formato digitale per tutto il tempo stabilito dalla legge.

A chi rivolgersi

Pur non essendo, in questo caso specifico, una misura strettamente obbligatoria, è sempre preferibile rivolgersi a un conservatore accreditato AgID, garanzia di competenza e professionalità.

(Invece, nel caso delle pubbliche amministrazioni, la conservazione digitale deve obbligatoriamente essere esternalizzata a un conservatore accreditato AgID.)

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