La conversione in legge del decreto Sviluppo ha portato novità anche nel campo della conservazione digitale di libri e scritture contabili.

La semplificazione della tenuta di tali documenti interesserà le procedure e le tempistiche di gestione. Se finora la vidimazione elettronica tramite firma digitale e marca temporale da apporre alle scritture contabili era prevista con cadenza trimestrale, le nuove norme prevedono un periodo annuale.

Questa novità potrà essere applicata a documenti digitali quali: il libro giornale, gli inventari, libro mastro e di cassa, ma anche ai libri legati alla contabilità delle società (soci, adunanze, obbligazioni…). Ciò comporta l’allungamento dei tempi necessari all’adempimento degli obblighi di numerazione progressiva e l’azzeramento dei costi di vidimazione dei libri e dei documenti legati alla contabilità.

La tenuta e la conservazione dei documenti contabili in formato digitale, tenendo conto delle indicazioni e delle novità apportate dalla nuova normativa, comporterà la piena equiparazione alla contabilità cartacea, andando a rafforzare un importante strumento di innovazione e di sviluppo nella gestione aziendale.

La procedura di apposizione della firma digitale e della marcatura elettronica è sufficiente a garantire tre elementi fondamentali che rendono questi documenti digitali opponibili a terzi e presentabili al fisco:

  • certezza della provenienza;
  • integrità dati registrati;
  • autenticità dei dati; 
  • certezza della datazione.

La nuova scadenza temporale annuale per l’apposizione di firma digitale e marcatura elettronica al fine di assolvere gli obblighi di numerazione e vidimazione allinea le tempistiche per la tenuta dei documenti contabili nativi digitali con la tempistica relativa alla conservazione sostitutiva degli stessi documenti.

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