5 domande e 5 risposte per comprendere la conservazione dei documenti informatici
L’Agenzia per l’Italia Digitale, in collaborazione con ANORC, ha pubblicato una brochure che spiega in modo semplice la conservazione dei documenti informatici. Cinque domande e cinque risposte per capire in modo chiaro cos’è la conservazione digitale e quali sono i soggetti interessati a questo processo di dematerializzazione documentale.
Di seguito, prendendo spunto dalla brochure dell’AgID, riproponiamo la struttura a domande e risposte per comprendere in pochi punti il grande tema della conservazione digitale dei documenti informatici:
1. Cosa è la conservazione digitale?
È quel processo volto a proteggere gli archivi di documenti informatici nel tempo e impedirne la perdita o la distruzione, preservandone l’autenticità, l’integrità e l’accesso controllato.
2. Quali sono i soggetti che devono aderire al regime di conservazione documentale?
- Le pubbliche amministrazione obbligatoriamente;
- I privati nei casi di obblighi normativi.
3. Quali sono i documenti da conservare?
Possono essere conservati un’ampia varietà di documenti (amministrativi, fiscali, contabili, fascicoli, registri, repertori informatici) e devono essere conservati nelle seguenti forme:
- Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML;
- E-mail, copia per immagine di documento analogico;
- Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici (pagamenti, moduli elettronici);
- Raccolta di dati estratti da una o più basi di dati.
4. Quali sono le modalità di conservazione digitale?
In-house – Soddisfacendo le regole tecniche emanate in tema di conservazione, la conservazione digitale può essere effettuata nell’ambito della struttura organizzativa.
In outsourcing – I documenti possono essere conservati da soggetti terzi. Esiste un catalogo di conservatori accreditati da AgID, che dà la certezza di rivolgersi a realtà in linea con le richieste tecniche e professionali della norma.
5. Quali sono le figure professionali che concorrono alla conservazione digitale?
A seconda della modalità di conservazione per la quale si è optato:
In-house: il responsabile della conservazione;
In outsourcing: il responsabile della conservazione presso il soggetto affidatario, il responsabile del servizio di conservazione presso il soggetto che eroga il servizio di conservazione digitale.
Area Editoriale