L’Agenzia per l’Italia Digitale, in collaborazione con ANORC, ha pubblicato una brochure che spiega in modo semplice la conservazione dei documenti informatici. Cinque domande e cinque risposte per capire in modo chiaro cos’è la conservazione digitale e quali sono i soggetti interessati a questo processo di dematerializzazione documentale.
Di seguito, prendendo spunto dalla brochure dell’AgID, riproponiamo la struttura a domande e risposte per comprendere in pochi punti il grande tema della conservazione digitale dei documenti informatici:
1. Cosa è la conservazione digitale?
È quel processo volto a proteggere gli archivi di documenti informatici nel tempo e impedirne la perdita o la distruzione, preservandone l’autenticità, l’integrità e l’accesso controllato.
2. Quali sono i soggetti che devono aderire al regime di conservazione documentale?
- Le pubbliche amministrazione obbligatoriamente;
- I privati nei casi di obblighi normativi.
3. Quali sono i documenti da conservare?
Possono essere conservati un’ampia varietà di documenti (amministrativi, fiscali, contabili, fascicoli, registri, repertori informatici) e devono essere conservati nelle seguenti forme:
- Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML;
- E-mail, copia per immagine di documento analogico;
- Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici (pagamenti, moduli elettronici);
- Raccolta di dati estratti da una o più basi di dati.
4. Quali sono le modalità di conservazione digitale?
In-house – Soddisfacendo le regole tecniche emanate in tema di conservazione, la conservazione digitale può essere effettuata nell’ambito della struttura organizzativa.
In outsourcing – I documenti possono essere conservati da soggetti terzi. Esiste un catalogo di conservatori accreditati da AgID, che dà la certezza di rivolgersi a realtà in linea con le richieste tecniche e professionali della norma.
5. Quali sono le figure professionali che concorrono alla conservazione digitale?
A seconda della modalità di conservazione per la quale si è optato:
In-house: il responsabile della conservazione;
In outsourcing: il responsabile della conservazione presso il soggetto affidatario, il responsabile del servizio di conservazione presso il soggetto che eroga il servizio di conservazione digitale.
