L’accreditamento dei conservatori è una procedura introdotta dall’art. 44-bis del Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD). Un passaggio necessario al fine di definire uno standard di qualità e affidabilità dei soggetti coinvolti nella conservazione digitale a norma di legge.

Lo stesso articolo del CAD dà all’AgID il compito di accreditare i soggetti pubblici o privati che, anche per conto di terzi, svolgono l’attività di conservazione dei documenti informatici.

Chi si rivolge a Bucap per la conservazione digitale dei documenti informatici, si rivolge a un conservatore accreditato AgID.

Le 7 qualità per l’accreditamento del soggetto privato che offre il servizio di conservazione digitale

Circolare 29 dicembre 2011, n° 59 di DigitPA (ora AgID), abrogata dalla circolare n° 65 del 10 aprile 2014 individua le modalità di accreditamento dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici, nonché le norme di riferimento per la vigilanza su tali soggetti.

Chi vuole accedere all’elenco dei conservatori accreditati, dovrà poter vantare alcune caratteristiche individuate dalla circolare.

Per ciò che riguarda nello specifico i soggetti privati, le caratteristiche richieste sono le seguenti:

1. Affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria – Per una garanzia di solidità della struttura.
2. Ricorso a personale qualificato – Il personale addetto alla conservazione dei documenti elettronici deve poter contare su competenze specifiche e di esperienza adeguata alla fornitura di un servizio così complesso e delicato.
3. Ricorso a procedure e metodi a norma – La conformità delle procedure alle indicazioni tecniche normative è fondamentale per garantire un servizio affidabile e in linea con i dettami di legge.
4. Ricorso a sistemi per la conservazione affidabili e sicuri – Oltre le procedure, anche i sistemi ai quali si fa ricorso per la conservazione sostitutiva sono fondamentali per la corretta e sicura fornitura del servizio.
5. Adozione di misure di sicurezza per la protezione dei documenti– Il sistema e le procedure impiegate devono garantire tutte le caratteristiche richieste dalle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici:
   • Riservatezza
   • Autenticità
   • Immodificabilità
   • Integrità
   • Fruibilità
6. Forma giuridica adeguata – Le realtà private che offrono servizi di conservazione digitale devono avere forma giuridica specifica: quella di società di capitali, con un capitale di almeno 200.000 Euro.
7. Presenza dei requisiti di onorabilità – Tutti i soggetti, nell’ambito della società, che contribuiscono alla sua rappresentanza e all’erogazione del servizio di conservazione digitale devono soddisfare i requisiti di onorabilità, così come richiesto a coloro che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche.

Cosa significa scegliere un conservatore accreditato

Nel caso in cui si decida di affidare in outsourcing il processo di conservazione digitale, il ricorso ai servizi di un conservatore riconosciuto dall’AgID non è un’opzione. Infatti, affidando la gestione documentale a un soggetto non presente nella lista dei conservatori accreditati da AgID espone a gravi irregolarità nella conservazione di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti.

Dove trovare l’elenco dei conservatori accreditati

Per verificare l’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che offrono servizi di conservazione digitale, si deve fare riferimento all’elenco dei conservatori attivi presente sul sito dell’AgID (agid.gov.it).