La conservazione dei documenti nella pubblica amministrazione deve essere fatta secondo determinate regole, mentre nel settore privato la corretta gestione documentale incrementa efficacia ed efficienza. In entrambi i casi, bisogna rivolgersi esclusivamente a professionisti qualificati e accreditati.
La conservazione accreditata AgID è una garanzia. La garanzia che i documenti siano effettivamente conservati e tutelati come previsto dalla legge.
E chi sceglie Bucap per la conservazione digitale dei documenti informatici si rivolge a un conservatore accreditato AgID.
Temi:
- CAD e AgID
- Requisiti e accreditamento
- Il responsabile della conservazione
- La conservazione AgID
- L’elenco pubblico dei conservatori accreditati
CAD e AgID
L’accreditamento dei conservatori è una procedura introdotta dall’art. 44-bis del Codice per l’amministrazione digitale (CAD). Un passaggio necessario al fine di definire uno standard di qualità e affidabilità dei soggetti coinvolti nella conservazione digitale a norma di legge.
Lo stesso articolo del CAD dà all’AgID il compito di accreditare i soggetti pubblici o privati che, anche per conto di terzi, svolgono l’attività di conservazione dei documenti informatici.
Nel caso in cui si decida di affidare in outsourcing il processo di conservazione digitale, il ricorso ai servizi di un conservatore riconosciuto dall’AgID non è un’opzione. Infatti, affidando la gestione documentale a un soggetto non presente nella lista dei conservatori accreditati da AgID, ci si espone a gravi irregolarità nella conservazione di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti.
Requisiti e accreditamento
La circolare n° 65 del 10 aprile 2014 individua le modalità di accreditamento dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici, nonché le norme di riferimento per la vigilanza su tali soggetti.
I 7 requisiti
Chi vuole accedere all’elenco dei conservatori accreditati, dovrà poter vantare alcune caratteristiche individuate dalla circolare. Per ciò che riguarda nello specifico i soggetti privati, i requisiti sono i seguenti:
| 1. Affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria | Per una garanzia di solidità della struttura. |
| 2. Ricorso a personale qualificato | Il personale addetto alla conservazione dei documenti elettronici deve poter contare su competenze specifiche e di esperienza adeguata alla fornitura di un servizio così complesso e delicato. |
| 3. Ricorso a procedure e metodi a norma | La conformità delle procedure alle indicazioni tecniche normative è fondamentale per garantire un servizio affidabile e in linea con i dettami di legge. |
| 4. Ricorso a sistemi per la conservazione affidabili e sicuri | Oltre le procedure, anche i sistemi ai quali si fa ricorso per la conservazione sostitutiva sono fondamentali per la corretta e sicura fornitura del servizio. |
| 5. Adozione di misure di sicurezza per la protezione dei documenti | Il sistema e le procedure impiegate devono garantire tutte le caratteristiche richieste dalle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici: riservatezza, autenticità, immodificabilità, integrità, fruibilità. |
| 6. Forma giuridica adeguata | Le realtà private che offrono servizi di conservazione digitale devono avere forma giuridica specifica: quella di società di capitali, con un capitale di almeno 200mila euro. |
| 7. Presenza dei requisiti di onorabilità | Tutti i soggetti, nell’ambito della società, che contribuiscono alla sua rappresentanza e all’erogazione del servizio di conservazione digitale devono soddisfare i requisiti di onorabilità, così come richiesto a coloro che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche. |
Accreditamento
Se il soggetto presenta tutti i requisiti, si può procedere con l’accreditamento. Che consiste nell’inoltrare apposita domanda in formato elettronico (o fornita in copia ai sensi dell’art. 22, comma 2, del CAD) e rigorosamente sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata.
Il modello di domanda è scaricabile del sito dell’Agenzia per l’Italia digitale, Agid.gov.it
Entro novanta giorni dalla data di presentazione, se la richiesta non viene ufficialmente rifiutata dagli organi competenti dell’AgID, allora la domanda di accreditamento di considera accettata.
Il responsabile della conservazione
Il responsabile della conservazione è un ruolo che deve essere obbligatoriamente presente in tutte le pubbliche amministrazioni. Semplificando, è lui che si occupa del sistema di conservazione, della sua tenuta, dell’archiviazione e della gestione documentale all’interno di una PA.
La delega
A questo riguardo bisogna fare un chiarimento. Perché, se è vero che il ruolo del responsabile della conservazione deve necessariamente essere interno, le attività che svolge possono invece essere delegate a un soggetto terzo. Soggetto terzo che deve essere inscritto all’elenco dei conservatori accreditati AgID.
La delega è possibile solo a un conservatore accreditato AgID.
La conservazione AgID
L’AgID definisce la conservazione in questo modo:
Attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Mentre il sistema di conservazione, necessario per la conservazione documentale:
Garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Solo l’accreditamento assicura che il sistema di conservazione sia effettivamente realizzato seguendo, in maniera precisa e rigorosa, tutte le norme e le indicazioni stabilite dall’Agenzia per l’Italia digitale.
L’elenco pubblico dei conservatori accreditati
Per verificare l’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che offrono servizi di conservazione digitale, si deve fare riferimento all’elenco dei conservatori attivi presente sul sito dell’AgID (Agid.gov.it).
