Conservazione digitale della PEC a norma di legge: cosa bisogna sapere
Secondo la definizione di documento informatico fornita dal CAD e dalle relative regole tecniche, il messaggio di PEC può essere fatto rientrare a pieno titolo nell’ambito dei documenti informatici. In un regime di conservazione digitale, dunque, il messaggio di PEC deve essere conservato a norma, assieme alle altre rappresentazioni informatiche di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Che cosa richiede la normativa italiana in tema di conservazione digitale della posta elettronica certificata (PEC)? L’argomento è complesso, soprattutto se non affrontato secondo le logiche introdotto dalle regole tecniche in materia di conservazione digitale.
Temi:
- Due approfondimenti preliminari
- Obbligatorietà e tempo di conservazione
- Come conservare la PEC
- Conservazione digitale in outsourcing
Due approfondimenti preliminari
Chi si trova nella necessità di dover gestire la conservazione digitale della posta elettronica certificata, di solito, ha già un’idea, anche se in linea di massima, di cosa siano questi due temi specifici.
Qualora così non fosse, prima di entrare nel dettaglio della normativa, delle modalità da adottare e delle caratteristiche specifiche del sistema adottato per la conservazione, può essere sicuramente utile leggere questi due approfondimenti:
e
In tal modo, si avranno le idee più chiare di cosa si parlerà in seguito.
Obbligatorietà e tempo di conservazione
Per quanto riguarda la conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata, tra i riferimenti normativi principali – oltre al CAD e alle regole tecniche – ci sono due articoli contenuti nel Codice Civile:
Obbligatorietà: art.2214
L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve […] altresì tenere le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Il riferimento a “lettere e telegrammi ricevuti”, per estensione, si applica anche alle loro versioni più moderne e digitali che sono inviate e/o ricevute tramite posta elettronica certificata.
Tempo di conservazione: art.2220
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Partendo, quindi, dall’equiparazione sancita dal succitato articolo 2214, l’articolo 2220 del Codice Civile stabilisce due ulteriori indicazioni:
- I messaggi di posta elettronica certificata, per importanza, sono, de facto, paragonabili alle scritture contabili (il CAD poi riconosce il valore legale del canale di comunicazione PEC, le ricevute di avvenuto invio/consegna sono opponibili a terzi);
- I messaggi di posta elettronica certificata, esattamente come le scritture contabili, devono essere conservati per dieci anni.
Conservazione dei documenti contabili e fiscali
Vale la pena spendere due parole in merito. Quello dei documenti contabili e fiscali è un mondo ampio, per non dire sterminato, e la normativa in materia di conservazione è estremamente precisa.
Approfondimento: La conservazione dei documenti contabili e fiscali: tempi e modalità
I documenti contabili, infatti, devono essere conservati per il periodo minimo di dieci anni, così da poter essere prodotti in caso di controlli e contenziosi. Ma non è soltanto per questo: tali documenti, in un certo senso, raccontano la storia dell’azienda, i suoi plus, e contengono delle informazioni preziose in base alle quali soppesare in maniera oculata le scelte aziendali.
Come conservare la PEC
Per conservare i messaggi di posta elettronica certificata in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa vigente, c’è bisogno, in sostanza, di due cose:
- Avere a disposizione tutta una serie di informazioni minime su ogni singolo messaggio di posta elettronica certificata;
- Implementare internamente un sistema di conservazione.
Informazioni sui messaggi PEC: la ricevuta di consegna
Reperire le informazioni fondamentali per conservare la corrispondenza PEC è piuttosto semplice, dato che ce le fornisce il sistema di posta elettronica certificata. La ricevuta di consegna completa, infatti, comprende:
- Il corpo del messaggio spedito;
- La ricevuta;
- La firma elettronica del gestore;
- Il file xml contenente le informazioni necessarie all’identificazione univoca del messaggio PEC, del mittente e del destinatario.
Tutte queste informazioni dovranno essere riversate nel sistema di conservazione.
Sistema di conservazione
Un sistema di conservazione dei documenti è un insieme di regole, procedure e tecnologie atte a fare in modo che tutti i documenti conservati siano:
- Facilmente reperibili;
- Perfettamente integri;
- Utilizzabili in qualunque momento;
- Accessibili dalle persone autorizzate.
Le modalità e le tecnologie specifiche di un sistema di conservazione sono conformi alle disposizioni di legge in materia e nello stesso tempo sono customizzate in base alle caratteristiche del soggetto che vuole procedere con la conservazione dei documenti informatici giuridicamente rilevanti compresi i messaggi di posta elettronica certificata.
Conservazione digitale in outsourcing
È evidente quanto sia complesso implementare un sistema di conservazione a norma. E, spesso, internamente mancano le competenze e l’esperienza per poterlo fare. Eppure, la legge è fin troppo chiara in materia di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata.
Come fare?
La soluzione è la conservazione digitale in outsourcing.
In questo modo, i professionisti del settore metteranno a disposizione tutta la propria esperienza e la propria competenza.
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