Conservazione digitale a norma: cos’è e a chi rivolgersi

Se ne sente spesso parlare ma sono in pochi da avere le idee chiare su cosa sia effettivamente. Può riguardare sia la pubblica amministrazione sia i lavoratori privati. Con una sola costante: bisogna sempre rivolgersi a professionisti qualificati.

La conservazione digitale a norma è un’esigenza che riguarda sia il settore pubblico sia il settore privato. Perché è importante che sia perfettamente coerente con la normativa? E quali sono le sue funzioni? Ecco le cose più importanti da sapere in merito.

Temi:

• Cos’è la conservazione digitale
• La normativa
• Documenti da conservare
• Fatture elettroniche
• La conservazione digitale è obbligatoria?
• A chi rivolgersi
• Bucap conservatore accreditato AgID

Cos’è la conservazione digitale

Ecco una definizione di conservazione digitale: si tratta dell’insieme delle attività e dei processi che garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

“Accessibilità, utilizzabilità, autenticità e reperibilità dei documenti”

Si tratta, quindi, di un “processo” il cui scopo è fare in modo che determinati documenti non soltanto possano essere sempre reperibili nel tempo ma che si mantengano anche del tutto integri.

La normativa

La conservazione digitale richiede l’adozione di regole, procedure e tecnologie. Tali regole sono stabilite dalla normativa sulla conservazione digitale. Per la precisione, i riferimenti principali sono:

NORMATIVA	COSA CONTIENE
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”	Definizione di documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali”	Garantisce che il trattamento dei dati personali avvenga “nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali”.
Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – “Codice dell’amministrazione digitale”	Norme per l’interconnessione delle infrastrutture tecnologiche e scambio informazioni tra le PA.
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali	Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”	Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 – “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”	Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione dei documenti informatici
Circolari circolari 40 e 41 del 14 dicembre del 2015 della Direzione generale per gli Archivi	Distruzione di originali cartacei di documenti destinati alla conservazione permanente, qualora conservati secondo quanto stabilito dalla normativa
Regolamento (UE) n. 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)	Nuove norme sulla tutela dei dati personali

Se la conservazione digitale viene fatta rispettando queste precise indicazioni, allora può considerarsi a norma.

Documenti da conservare

Da dove nasce la necessità della conservazione digitale? Innanzitutto, dall’evoluzione degli strumenti tecnologici, che, sempre di più, permetteranno di raggiungere l’obiettivo “zero carta” e di utilizzare, quasi totalmente, solo i documenti digitali.

In secondo luogo, determinati documenti vanno conservati per uno specifico periodo di tempo. I tempi di conservazione variano in base alla tipologia di documento da conservare. Comunque, è possibile fare alcuni esempi:

• Le rette scolastiche vanno conservare per un anno;
• Le fatture e le scritture contabili vanno conservate per dieci anni;
• I documenti commerciali relativi a beni immobili vanno conservati per vent’anni.

Fatture elettroniche

La questione della conservazione delle fatture elettroniche merita un discorso a parte. Dal 1 gennaio 2019, infatti, è entrata in vigore l’obbligatorietà della fatturazione elettronica, e le fatture elettroniche dovranno essere inviate, obbligatoriamente in formato Xml, al Sistema di interscambio.

La conservazione digitale delle fatture elettroniche, internamente, può essere fatta in due formati:

• In Xml, il formato della e-fattura;
• Oppure in PDF, come specificato dall’Agenzia delle entrate nel 2018.

La conservazione digitale è obbligatoria?

Si tratta di un altro dubbio molto comune, specialmente tra tutti coloro che si stanno avvicinando da poco a questa delicata tematica. Ecco come stanno le cose:

La conservazione digitale È obbligatoria:	La conservazione digitale NON È obbligatoria:
per tutte le pubbliche amministrazioni, i cui documenti in formato digitale sono degli atti pubblici e, in quanto tali, devono essere conservati per sempre ed essere sempre consultabili da chi ne fa richiesta secondo le specifiche modalità	per tutti i privati (a meno che la normativa specifica in un determinato settore non preveda l’obbligatorietà della conservazione digitale per specifiche tipologie di documenti)

Questo, bisogna ribadirlo, è comunque in linea di massima. Possono, poi, esserci dei casi specifici che richiedono delle soluzioni ad hoc.

A chi rivolgersi

A chi rivolgersi, quindi, per avere la certezza che la conservazione digitale possa essere effettuata davvero in ossequio a quanto previsto dalla normativa? Gli aspetti da tenere sempre in considerazione, e da chiedere al soggetto al quale ci si rivolge, devono essere questi tre.

1. Conservatore accreditato AgID

L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) è l’agenzia che lavora per l’innovazione della pubblica amministrazione e l’efficienza dei servizi erogati ai privati e alle imprese. L’AgID inoltre ha il compito di individuare i soggetti che, anche conto terzi, possono svolgere l’attività di conservatore digitale.

Affinché un soggetto possa svolgere tale compito, deve ovviamente presentare dei determinati requisiti. Tali requisiti sono stabiliti dalla circolare dell’Agenzia delle entrate n.65 del 10 aprile 2014 e sono, essenzialmente:

• Dimostrare di essere affidabile nello svolgimento del compito;
• Avere personale altamente qualificato;
• Applicare metodi e procedure conformi alle norme;
• Utilizzare sistemi affidabili e sicuri per la conservazione documentale;
• Adottare adeguate misure per la conservazione dei documenti.

2. Sistema di conservazione a norma

Il soggetto al quale ci si rivolge deve assicurare di utilizzare un sistema di conservazione a norma, che sia cioè in linea con quanto previsto dall’art. 44, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice.

3. Manuale di conservazione

Il terzo elemento è dato dalla possibilità di poter avere a disposizione un manuale della conservazione digitale a norma con le indicazioni dell’AgID.

Bucap conservatore accreditato AgID

Bucap è conservatore accreditato AgID, il suo sistema di conservazione è perfettamente a norma e dà sempre la possibilità di visionare il manuale della conservazione. Quindi, è una scelta professionale, sicura e affidabile per chi sta pensando di ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing.

Area Editoriale