Conservazione digitale delle note spese analogiche: l’Agenzia delle entrate chiarisce
La digitalizzazione delle aziende e delle imprese è un processo composto di diversi aspetti, step ed elementi da considerare. Che convergono verso un unico obiettivo: portare a zero l’utilizzo di carta per la gestione documentale e ricorrere unicamente alla gestione documentale digitale, più economica e pratica.
La conservazione dei documenti, ormai, è un’attività sempre più digitale. Soprattutto, è un’attività sempre in continua evoluzione, con novità e cambiamenti che si rincorrono. Una di tali novità riguarda la conservazione digitale di note spese originariamente in formato analogico.
Sul tema, l’Agenzia delle entrate ha chiarito diverse cose con la risposta numero 388/2019.
Temi:
Il processo
Per la digitalizzazione e relativa conservazione delle note spese originariamente in formato analogico, l’Agenzia delle entrate individua come corretto un processo composto da cinque fasi:
1. Formazione e acquisizione del giustificativo informatico
La copia digitale della nota spesa analogica può essere formata dal trasfertista e acquisita dall’azienda in due modi:
- Tramite smartphone o tablet. Il trasfertista scarica un’applicazione specifica e ne compila i campi prestabiliti (come data del documento, importo, partita IVA emittente) per ogni voce di spesa. Poi il trasfertista fa una foto della nota spesa cartacea e la allega alla voce di spesa corrispondente. In alternativa, la foto può anche essere inviata via mail, previamente concordata con l’azienda.
- Tramite computer. Il trasfertista accede alla sua area riservata di un “sistema online” e compila la voce di spesa, allegando sempre la foto della nota spesa. Una volta caricata, la foto può essere considerata “fiscalmente rilevante”.
2. Formazione, approvazione e controllo della nota spese
Una volta acquisite le note spese, è l’azienda (o, per meglio dire, l’ufficio/team preposto) a verificare la correttezza delle informazioni riportate dal trasfertista.
3. Archiviazione dei giustificativi di spesa
Il sistema sul quale il trasfertista ha caricato le informazioni sulle note spese provvede alla conservazione dei relativi file. Questo passaggio si divide, a sua volta, in due fasi:
- Raggruppamento dei file. I file con caratteristiche di immodificabilità, integrità e leggibilità vengono raggruppati in pacchetti di archiviazione ai quali vengono assegnati i relativi metadati Una volta creato tale pacchetto, le note spese non possono essere né modificate né cancellate.
- Trasmissione del pacchetto dati. Il pacchetto informatico così realizzato viene inviato per la successiva fase di conservazione.
4. Conservazione digitale
Per la precisione, la risposta 388/2019 parla di conservazione sostitutiva ma è scorretto. La dicitura, infatti, deve essere conservazione digitale dei documenti e se ne occupa il responsabile della conservazione individuato dall’azienda.
Semplificando, l’azienda deve dotarsi di un sistema di conservazione che garantisca l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.
Il responsabile della conservazione, a sua volta, identifica i documenti che debbano essere conservati digitalmente apponendovi:
- La sua firma digitale;
- Una marca temporale.
Questi due strumenti, firma digitale e marca temporale, hanno lo scopo di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico.
5. Distruzione dei giustificativi analogici
Infine, l’azienda può procedere alla distruzione dei giustificativi analogici originali in quanto le note spese possono essere considerate dei documenti “non unici” per la cui distruzione, cioè non c’è bisogno di ricorrere a un pubblico ufficiale appositamente preposto.
ll processo di conservazione implementato però deve essere realizzato seguendo in maniera estremamente precisa le norme della conservazione digitale. In questo modo, tutte le note spese originali delle quali sia stata realizzata una copia digitale possono essere distrutte.
Il tempo di conservazione
Per quanto tempo conservare le note spese? Anche per esse valgono le indicazioni per la conservazione dei documenti contabili e fiscali, quindi devono essere conservate per dieci anni.
Le note spese vanno conservate per 10 anni
La conservazione digitale in outsourcing
Come si è visto, nel generale processo di conservazione delle note spese, un ruolo fondamentale è svolto dalla conservazione digitale, rigorosamente a norma. Questo perché, vale la pena ribadirlo, solo la conservazione digitale può garantire la reperibilità e la più completa inalterabilità dei documenti digitali.
Ma non sempre, internamente, sia hanno a disposizione tecnologie, competenze ed esperienza per implementare un sistema di conservazione a norma di legge. Come fare?
La soluzione è la conservazione digitale in outsourcing
In questo modo, i professionisti del settore risolveranno il problema, implementando un sistema di conservazione a regola d’arte.
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