Già a partire dal precedente Codice dell’Amministrazione Digitale, si prevedeva l’opzione dell’appalto in outsourcing di tutti i servizi e le professionalità necessarie alla conservazione digitale dei documenti informatici o, più semplicemente, la certificazione di conformità del processo di conservazione.
L’art. 44 bis del CAD individuava, nell’accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, il processo idoneo a individuare i soggetti abilitati alla fornitura di servizi di conservazione digitale e di certificazione dei processi di conservazione. Con la circolare n° 65/2014 l’AgID ha, altresì, individuato l’iter e le modalità per l’accreditamento e ha definito le regole da seguire per la vigilanza sui soggetti pubblici o privati che si propongono per l’attività di conservazione.
I 4 criteri per l’accreditamento dei conservatori
I conservatori che vogliano accreditarsi presso l’AgID come soggetti abilitati alla conservazione digitale a norma devono rispondere a determinati requisiti:
- Affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria;
- Personale dotato di competenze specifiche;
- Procedure e metodi amministrativi adeguati;
- Impiego di sistemi affidabili e sicuri per la conservazione dei documenti informatici;
- Adottare misure di protezione dei documenti informatici per garantirne: autenticità, immodificabilità, integrità, riservatezza e fruibilità.
Il conservatore digitale privato: caratteristiche specifiche
Nel momento in cui si effettua la scelta del soggetto conservatore al quale appaltare la conservazione dei documenti informatici in outsourcing, qualora esso sia un soggetto privato si dovrà verificare anche la sussistenza di alcune caratteristiche specifiche (già comprovate dall’eventuale accreditamento presso l’AgID, prerequisito essenziale per le PA che si rivolgono all’esterno per la conservazione):
- Forma giuridica: società di capitali con capitale sociale minimo di 200.000 euro;
- Requisiti di onorabilità: il management della società e i rappresentanti legali devono poter contare sui requisiti di onorabilità così come definiti nel decreto legislativo del 1° settembre 1993, n° 385 (Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia).
Il ruolo del soggetto esterno e il contratto di outsourcing
Il soggetto conservatore esterno ricopre il ruolo di responsabile del trattamento dei dati e viene legato, per mezzo del contratto, al rispetto delle procedure indicate nel documento predisposto dal responsabile della conservazione (il manuale di conservazione).
Il contratto di outsourcing per la conservazione digitale prevede la delega al fornitore di tutte o di parte delle attività legate alla conservazione e al mantenimento dell’archivio digitale.
