L’archivio, sia esso digitale, cartaceo e ibrido, è il cuore di un ente: la giusta descrizione, la conservazione e la reperibilità delle informazioni necessarie sono, pertanto, un vantaggio indispensabile. La conservazione digitale è un’attività importante che completa il sistema di tenuta e gestione di un archivio. La gestione in outsourcing garantisce tre grandi vantaggi.
Cos’è la conservazione digitale
In precedenza nota come “conservazione sostitutiva” (ma questo termine è diventato fuorviante e quindi da non utilizzare), la conservazione digitale è l’insieme delle strategie e dei processi che garantiscono una corretta archiviazione, sedimentazione, conservazione, consultabilità dei documenti digitali.
Per dotarsi di un efficace sistema di conservazione digitale, occorre adottare una serie di policy, procedure e tecnologie aderenti al modello archivistico in uso e al patrimonio archivistico conservato, tenendo presente il tempo di conservazione dei documenti stabilito.
Le fasi della conservazione digitale
Il processo di conservazione digitale si può articolare, brevemente, in cinque fasi:
- Formazione dei pacchetti di archiviazione;
- Generazione e sottoscrizione (con apposita firma digitale) dell’indice dei pacchetti di archiviazione;
- Memorizzazione dei singoli pacchetti di archiviazione;
- Registrazione e mantenimento di validità del processo di conservazione;
- Scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla normativa.
I vantaggi dell’outsourcing
- La conservazione digitale è un processo molto complesso e articolato; la gestione in outsourcing permette all’ente produttore di delegare l’intero processo;
- Non sempre, internamente, si è in possesso delle competenze necessarie per gestire il processo, pertanto è possibile avvalersi dell’outsourcing per poter contare sull’esperienza e sul know-how di professionisti del settore;
- La conservazione digitale, come tutti i processi complessi che poggiano le proprie strutture su sistemi informatici, è in continua evoluzione. Scegliendo l’outsourcing, l’ente produttore può, quindi, evitare la distrazione di budget e di risorse dalle proprie attività di mission.
Per questi ed altri motivi la gestione della conservazione digitale in outsourcing è una scelta sempre più frequente sia nel settore privato sia nel settore pubblico.
