Per i privati, la conservazione digitale, in un mondo che sta ormai abbandonando la gestione cartacea, diventa un’esigenza sempre più immediata. Prima di procedere con questa evoluzione, ci sono alcune cose da sapere.
Tempo di conservazione
Il tempo di conservazione dei documenti varia in base alla specifica tipologia documentale: ad esempio, le fatture elettroniche e documenti fiscali si conservano per dieci anni. Prima di procedere con la conservazione digitale, quindi, bisogna avere ben presente qual è il tipo di documenti che si vuole conservare.
Conservazione a norma
La conservazione digitale ha come scopo garantire la reperibilità, l’accessibilità, l’utilizzabilità e l’autenticità dei documenti conservati. Per fare ciò, deve essere messa in atto in ottemperanza della specifica normativa di riferimento, come il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 o il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Standard
Nella conservazione digitale, gli standard svolgono un ruolo fondamentale: si tratta di un insieme di regole condivise che garantisce l’interoperabilità tra sistemi diversi. I privati (così come nel settore pubblico) devono sempre assicurarsi che tali standard siano applicati e seguiti, così che i documenti conservati possano, in caso di necessità, essere “scambiati” tra più sistemi.
Fatturazione elettronica
Dal 2019, la fatturazione elettronica diventa obbligatoria e quindi anche la conservazione deve avvalersi dell’utilizzo di strumenti digitali. Fermo restando l’invio al Sistema di interscambio, i formati digitali nei quali la fattura elettronica può essere conservata sono pdf, jpg e txt.
Outsourcing
L’ultimo punto, in un certo senso, racchiude tutti i precedenti. Per i privati, ricorrere alla conservazione digitale in outsourcing rappresenta una pratica soluzione per avere la certezza che il servizio presenti esattamente le caratteristiche evidenziate. E per avere la certezza che il servizio al quale si ricorre sua altamente professionale e affidabile.
