Conservazione digitale nella pubblica amministrazione: come gestirla al meglio
La gestione documentale è una necessità anche nelle PA. Perché, ogni giorno, la mole di documenti prodotti è ingente, e tali documenti vanno archiviati nel modo più ordinato ed efficiente possibile. Soprattutto, con il diffondersi sempre più capillare dei documenti digitali, la gestione documentale si è adattata. E richiede specifiche soluzioni.
La conservazione digitale nella pubblica amministrazione è un’attività che deve essere gestita secondo delle precise indicazioni stabilite dalla normativa di riferimento. Ci sono tempi, modalità e iter da rispettare. Ed è possibile, se internamente mancano le competenze, rivolgersi a dei professionisti qualificati.
Temi:
- Tempi di conservazione
- Conservazione digitale nella PA
- Responsabile della conservazione
- Conservatori accreditati AgID
Tempi di conservazione
In ogni pubblica amministrazione, per garantire la corretta gestione documentale, devono essere creati tre archivi:
| Archivio corrente | Documenti necessari per il disbrigo degli affari correnti. |
| Archivio di deposito | Documenti non più necessari per il disbrigo degli affari correnti ma non ancora destinati alla conservazione permanente. |
| Archivio storico | Documenti destinati alla conservazione permanente. |
Il “passaggio” dei documenti da un archivio all’altro viene regolato in questo modo:
- Ogni pubblica amministrazione deve avere un massimario di scarto: si tratta dello strumento che stabilisce, sia durante il trasferimento dal corrente al deposito sia durante il trasferimento dal deposito allo storico, quali documenti debbano essere scartati;
- I documenti destinati all’archivio storico devono essere conservati per sempre.
Solo i documenti destinati all’archivio storico devono essere conservati per sempre.
Sul tempo di conservazione dei documenti, più in generale, si rimanda al nostro servizio di conservazione dei documenti.
Conservazione digitale nella PA
Cos’è la conservazione digitale
Definire cos’è la conservazione digitale può essere complesso. Perché, in realtà, si tratta di un insieme di procedure e tecnologie il cui scopo è garantire:
- La più completa protezione dei documenti digitali;
- La massima reperibilità dei documenti digitali.
Già da questo punto si evince come l’attività di conservazione digitale richieda profonde competenze tecniche e grande esperienza.
Obbligatorietà
Nella pubblica amministrazione, la conservazione digitale è assolutamente obbligatoria. Al riguardo, la normativa di riferimento è chiara, stabilendo obblighi e modalità da seguire per implementare un corretto sistema di conservazione.
Approfondimento: Quando la conservazione digitale è obbligatoria: i 3 ambiti principali
Sistema di conservazione
Come si può leggere sul sito dell’AgID:
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Il sistema di conservazione, esattamente come la conservazione digitale, è obbligatorio e ogni PA se ne deve dotare.
Regole tecniche per il documento informatico
Il decreto del presidente del consiglio dei ministri del 13 novembre 2014 ha stabilito quali sono le regole tecniche che le pubblica amministrazioni devono seguire per la realizzazione di tutti i documenti informatici. Più nello dettaglio, le regole tecniche riguardano:
- Modalità di formazione;
- Caratteristiche e formati;
- Metadati minimi.
Approfondimento: Regole tecniche del documento informatico: le indicazioni per le PA
Protocollo informatico
Infine, occorre spendere due parole su un altro aspetto cruciale riguardate la conservazione digitale nella pubblica amministrazione: il protocollo informatico. Anch’esso obbligatorio nelle PA, si tratta dell’insieme di procedure e infrastrutture da impiegare necessariamente, in ambito pubblico, per la gestione documentale.
Il protocollo informatico:
- Semplifica le modalità e riduce i tempi della protocollazione (si tratta della registrazione di un documento in un protocollo, dove devono essere riportati identificativo del documento, data di ricezione e mittente);
- Velocizza i tempi di recupero e accesso a tutti gli atti amministrativi prodotti da una pubblica amministrazione.
Responsabile della conservazione
Chi si “occupa” di tutto questo in una pubblica amministrazione? La normativa individua una professionalità ben specifica: il responsabile della conservazione. Il quale, necessariamente, deve essere una persona (dirigente o impiegato di alto livello) interna a una data PA.
Però questa figura, pur mantenendo la responsabilità sull’interno processo, può decidere di delegare le attività riguardanti la conservazione digitale a un soggetto terzo.
Conservatori accreditati AgID
Può accadere che in una pubblica amministrazione manchino le professionalità e le competenze per poter gestire al meglio la conservazione digitale. In questa situazione, come già specificato in precedenza, si può decidere di esternalizzare il servizio.
La legge prevede che una pubblica amministrazione possa esternalizzare il servizio di conservazione digitale unicamente a un conservatore accreditato AgID: solo tale accreditamento garantisce che il soggetto terzo coinvolto possa implementare un sistema di conservazione a norma.
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