I documenti digitalizzati sottoposti a conservazione digitale, offrono la possibilità di usufruire del documento e dei suoi contenuti senza dover agire o determinare impatti su di un eventuale formato cartaceo.

La conservazione digitale è il presupposto per una gestione documentale rapida, efficace ed efficiente.
Affinché ciò sia possibile è ovviamente necessario avvalersi di una tecnologia particolarmente evoluta e supporti adeguati.

La tecnologia entra in ogni fase della conservazione digitale, dalla creazione del contenuto a quella del repository.
E’ bene tenere presente che la conservazione digitale non si limita a conservare “semplicemente” un documento ma obiettivo precipuo è la conservazione di tutti i caratteri distintivi dello stesso necessari al fine di una eventuale necessaria identificazione.

Conservazione digitale: firma digitale, backup e disaster recovery

La firma digitale, backup e disaster recovery sono elementi che concorrono a garantire l’autenticità del documento e ad evitarne la perdita e tutelarne la disponibilità.
Per quanto concerne la firma digitale ne parliamo nell’approfondimento interamente dedicato a questo: Firma digitale.
Il backup e il disaster recovery sono sistemi di sicurezza nella gestione dei flussi documentali.

Outsourcing della conservazione digitale

L’articolo 5 Del. CNIPA n. 11/2004 intitolato Responsabile della conservazione prevede la delega all’esterno del procedimento di conservazione, ovvero prevede l’outsourcing per la conservazione digitale.
Tale delega può essere parziale o totale e destinatari possono essere anche più soggetti sia pubblici sia privati.

 

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