Le classi documentali hanno un’importanza centrale nel sistema di conservazione documentale. Con tali classi si gestisce l’identità del documento e si trasmettono informazioni fondamentali per il ciclo di vita dello stesso.
Definizione di classe documentale e funzioni
Per capire cosa sono le classi documentali, partiamo dalla definizione di classe:
La classe documentale è la definizione delle caratteristiche di ciascun documento conservato. Con essa si definiscono le informazioni che qualificano e identificano il documento. È un insieme di attributi e parametri che rendono il documento ricercabile e gestibile nel suo ciclo di vita.
La classe documentale svolge la funzione di raggruppamento di unità documentali omogenee, classificate per tipologia o per affare, individuandone le informazioni fondamentali per qualificare e identificare in modo univoco ogni unità, per definire il comportamento, il periodo di conservazione e i metadati propri di ogni documento.
L’elenco delle classi documentali
Con un documento allegato al Manuale di conservazione si definiscono le classi documentali impiegate dal sistema di conservazione.
In tale elenco vengono definiti:
Classe documentale – Il nome convenzionale della classe;
Codice di classe – Codice univoco di classificazione;
Tipo – Formato documentale ammesso nella classe (PDF, XML);
Frequenza – La frequenza di versamento dei documenti.
Metadati obbligatori e facoltativi – Nucleo minimo di metadatazione di ciascun documento e informazioni estensive.
