La pubblica amministrazione ha imboccato la strada della digitalizzazione. Un percorso cominciato anni fa e che continua tutt’oggi. Lungo questo percorso, ci sono stati diversi step ed evoluzioni. Tra i vari strumenti utilizzati per facilitare il passaggio dal documento cartaceo al documento digitale, è stato adottato il sistema del contrassegno elettronico dei dati.
Nel rispetto delle tempistiche e delle modalità previste dalla legge, le PA s’impegnano a ridurre l’utilizzo dei documenti cartacei (al netto di specifiche esigenze, come nel caso di contenuti non digitalizzabili) a vantaggio dei documenti digitali. L’Ente che ha lo scopo di indirizzare le pubbliche amministrazioni verso la digitalizzazione e la semplificazione delle procedure amministrative è l’Agenzia per l’Italia Digitale
Cos’è il contrassegno
Il processo di digitalizzazione completa dei flussi documentali è diviso in varie fasi e richiede tempo. Per un necessario periodo transitorio, il documento cartaceo e il documento digitale dovranno coesistere, al fine di garantire comunque il corretto svolgimento di tutte le attività di una specifica PA.
È qui che entra in gioco il contrassegno elettronico. Alcune pillole in merito:
- Il contrassegno è una sequenza codificata di bit che può rappresentare: un intero documento, una sua parte, una copia, un duplicato, i dati che lo identificano.
- Grazie al contrassegno, è possibile verificare, in maniera rapida e veloce, l’effettiva corrispondenza tra un documento in formato cartaceo e il suo corrispondente in formato digitale.
- Le linee guida per il contrassegno elettronico sono contenute nella circolare n° 62/2013 emanata dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Gli scenari di utilizzo
L’effettivo funzionamento del contrassegno elettronico si esplicita in maniera diversa a seconda dell’ambito in cui viene utilizzato. In particolare, l’Agenzia per l’Italia Digitale identifica tre ambiti di applicazione:
- Contrassegno generato elettronicamente contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico originale;
- Contrassegno generato elettronicamente contenente estratto/copia/duplicato del documento amministrativo informatico originale conservato presso l’amministrazione;
- Contrassegno generato elettronicamente contenente il documento amministrativo informatico originale non conservato presso l’amministrazione.
