Copie informatiche di documenti analogici nella PA: cosa prevede l’articolo 22
Il testo di riferimento è rappresentato dall’articolo 22 del Codice dell’amministrazione digitale che stabilisce quale sia la validità e le regole di produzione delle copie informatiche di documenti analogici nelle Pubbliche Amministrazioni.
Al riguardo, tre punti che vale la pena evidenziare.
- Firma digitale o altra firma elettronica qualificata: un documento informatico copia di un documento analogico (di qualsiasi tipologia e contenuto), spedito o rilasciato da depositari pubblici autorizzati e da pubblici ufficiali, ha piena efficacia a patto che al documento sia apposta o associata una firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata. L’esibizione di tale firma assicura l’integrità e la validità del documento.
- Copie per immagine su supporto informatico: la copia per immagine su supporto informatico ha la stessa efficacia probatoria di un documento originale a patto, però, che la conformità con il documento originale sia attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato a svolgere questa particolare funzione.
Tale dichiarazione di conformità deve essere allegata al documento informatico stesso ai fini di assicurare la validità. Infine secondo il comma 3 dell’articolo, una copia per immagine su supporto informatico gode di efficacia probatoria finché la conformità all’originale non viene ‘espressamente disconosciuta’. - Esigenza analogica: con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, possono essere individuati dei documenti il cui originale deve essere conservato in formato analogico, tale esigenza può presentarsi in caso di natura unica/particolare del documento in questione e per ragioni di natura pubblicistica.
Nel caso in cui si presentino esigenze di conservazione sostituiva delle copie informatiche di tali documenti analogici la loro conformità all’ originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale espressamente autorizzato. Tale dichiarazione di conformità deve essere firmata digitalmente dal pubblico ufficiale ed allegata al documento informatico.
Per il testo integrale dell’articolo, si rimanda al sito ufficiale dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid.gov.it). Al riguardo, può risultare utile approfondire anche l’aspetto inverso: le copie analogiche dei documenti informatici nella PA. (art 23).
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